иво підвести співрозмовника до цього висновку, переконливо показати неможливість позитивного рішення. Під час бесіди не слід перебивати відвідувач, займатися сторонніми справами, переривати бесіду телефонними розмовами. Якщо телефонний дзвінок пролунав, то залежно від виду розмови секретар знімає трубку і переносить телефонний виклик на зручний час або просить вибачення у відвідувача і коротко проводить телефонну розмову.
Ділове спілкування секретаря не обмежується контактом з відвідувачами. Найважливіше місце в його роботі займають взаємини керівник - секретар.
Вже було сказано, що по суті секретар виконує функції помічника керівника, допомагає йому в плануванні робочого часу, у виконанні намічених заходів, звільняє від виконання дрібних технічних робіт, фільтрує потоки кореспонденції, телефонні виклики, регулює прийом відвідувачів.
Робота секретаря в організації починається з вступної бесіди-інструктажу з боку керівника. Керівник повинен докладно розповісти секретарю про методи своєї роботи, звичному режимі, особистих звичках, сформулювати основні вимоги, які він буде пред'являти до секретарю, з'ясувати рівень кваліфікації секретаря. Встановити потрібний ділової контакт між керівником і секретарем вдається не відразу, потрібно випробування часом, спільною роботою.
Дж. Харрісон - великий фахівець в області управління та організації праці - називає такі якості, необхідні секретарю:
Секретар не повинен допускати помилок у документах і тим самим звільнити керівника від необхідності перевіряти кожен документ. Секретар повинен роботою довести керівнику, що може працювати самостійно.
При розмові по телефону секретар повинен вміти тактовно відповісти на будь-яке питання, а керівник повинен довіряти своєму секретарю вирішення питань, які в діяльності фірми вважаються конфіденційними.
Секретар повинен вміти вибрати для керівника найважливіші факти, що містяться у звітах і журналах, щоб позбавити його від необхідності детально вивчати матеріали.
Секретар повинен розуміти, що у разі термінової роботи йому потрібно залишитися після закінчення робочого дня.
Секретар повинен чітко представляти свої обов'язки і рівень компетенції при самостійному вирішенні питань у відсутність керівника, а керівник повинен бути в свою чергу впевнений, що секретар впорається з тією роботою, яка може виникнути в його відсутність.
Керівнику необхідно постійно інформувати секретаря про всі свої справи, щоб він міг максимально допомогти йому.
Керівник повинен вміти визнавати свої помилки і приносити вибачення, коли він не правий.
Керівник повинен покладатися на пунктуальність секретаря, а секретарю слід знати, що керівник іноді може бути і непунктуальних.
Обом сторонам необхідно почуття гумору.
Поведінка секретаря та ефективність його роботи - приклад для всіх співробітників.
Секретар повинен стежити за подіями в особистому життя ...
