"justify"> Спеціальним класифікаційним довідником, що визначає порядок розподілу документів у справи, служить номенклатура справ.
Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Інакше кажучи, номенклатура справ - це найпростіший класифікатор, що дозволяє швидко розкласти документи по папках (справах) для оперативного їх пошуку в разі потреби. p align="justify"> Кожна організація зобов'язана мати свою конкретну (індивідуальну) номенклатуру справ. Розробка конкретних номенклатур справ починає проводитися в установах в IV кварталі з тим, щоб вона була завершена не пізніше грудня, і з січня наступного року її можна було б ввести в дію. p align="justify"> Широке поширення набули типові і зразкові номенклатури справ, які складаються для однорідних за характером діяльності організацій. Вони дозволяють встановити єдину систему формування справ, уніфікувати заголовки справ однорідних документів, встановити для них єдині терміни зберігання. Основні правила роботи архівів організацій вказують, що типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ, що заводяться в діловодстві певної категорії організацій, єдину індексацію цих справ у галузі (системі) і є нормативним документом. p align="justify"> Приблизна номенклатура справ встановлює зразковий склад справ, що заводяться в діловодстві організацій, на які вона поширюється, із зазначенням їх індексів і носить рекомендаційний характер.
Приступаючи до складання номенклатури справ, необхідно знати вимоги до неї, які пред'являються нормативно-методичними документами - Державною системою документаційного забезпечення управління. Основними правилами архівів організацій - вивчити методичні матеріали при їх розробці. Використовуються також положення про установу або його структурному підрозділі, штатний розклад, перспективні та поточні плани, описи справ постійного і тимчасового зберігання. Але головним джерелом при складанні номенклатури є сукупність документів, як отриманих ззовні, так і створених у процесі діяльності підрозділу. p align="justify"> Номенклатура справ складається за уніфікованою формою (рис. 1).
Назва розділу Індекс делаЗаголовок делаКол-во справ (томів, частин) Строк зберігання справи (тому, частини) та номер статті за перечнюПрімечанія01-03Устав фірмиПост., ст. 3701-04Положенія про структурні подразделеніяхПост., Ст. 3801-05Штатное распісаніеПост., Ст. 52 Рис. 1 Форма номенклатури справ
У першій графі проставляється індекс справи, включеного до номенклатури. Він складається з двох частин - позначення структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах структурного підрозділу. У кінці кожного розділу номенклатури залишають резервні порядкові номери для закладу в структурному підрозділі додаткових неп...
