системи з розширеним пошуком.
захист інформації.
2.2 Загальна характеристика організації вирішення комплексу предметно-функціональних завдань в АІС
Електронний документообіг займає важливе місце в структурі управління оперативною діяльністю організації та її підтримки.
Основні цілі проектування системи документообігу полягають у тому, щоб:
забезпечити користувачів повними, своєчасними і достовірними даними, необхідними для виконання службових обов'язків, а саме оперативний пошук та надання відповідних запиту користувача документів;
забезпечити доступ до документальних даними за прийнятний час.
Важливість автоматизації електронного документообігу велика, так як вона дозволить швидше обмінюватися документами, використовуючи електронний цифровий підпис, а також не виникне проблем із зберіганням документів шляхом створення електронного архіву. Документи отримають надійний захист паролями на кожній машині. Паролі так само будуть змінюватися через певний термін.
Впровадження електронних систем вимагає навчання всього персоналу організації, причому не тільки методам роботи в СЕД, а й основам діловодства. Наявний досвід показує, що багато труднощів впровадження та опір персоналу виникають там, де люди не отримали відповідної підготовки [9].
Під документообігом розуміється комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання та повторне використання документації, довідкова робота. А електронний документообіг (ЕДО) - це єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства» [2].
Під управлінням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами організації, групами користувачів або користувачами. При цьому під рухом документів розуміється не їхнє фізичне переміщення (так як вони найчастіше залишаються на сервері), а передача прав на їх використання з повідомленням конкретних користувачів і контролем. Головне призначення систем електронного документообігу - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку: як за атрибутами, так і по вмісту). У системах електронного документообігу також реалізований санкціонований доступ до документів, відстежуються вироблені в них дії.
Необхідність автоматизації документообігу продиктована проблемами, що виникають в роботі: втрата документа, або його довгий пошук (великий обсяг документації; пошук документів в рамках організації утруднений через децентралізованої реєстрації); затримки проходження та виконання документів (складні схеми узгодження документів і людський фактор); фактична безконтрольність виконання (відсутність інформації про виконання і виконавця в реальному часі); проблеми контролю виконання документа (відсутність або погана организация попереджувального контролю; невиконання документів або затримка їх виконання); надмірність документообігу (в т.ч. дублювання документів) та ін
Враховуючи існуючу тенденцію збільшення обсягу документообігу питання про автоматизації документообігу, впровадження в роботу нових інформаційни...
