ір оптимального числа різновидів продукції, процесів і послуг, значень їх параметрів і розмірів. Виходячи з цього випливає, що, по-перше, в процесі уніфікації повинно проводитися раціональне скорочення елементів вихідного безлічі об'єктів (наприклад, форм або видів документів, їх показників і реквізитів). А по-друге, уніфікація обов'язково призводить до встановлення оптимального (на якийсь досить тривалий час) одноманітності в будь-якій області діяльності, у тому числі і в документуванні. Управлінські документи, використовувані в різних сферах і органах управління, повинні оформлятися одноманітно. Це дозволяє включати документи в єдину для країни систему діловодства, сприяє їх оперативної обробки і виконання, скорочує витрати часу на роботу з документами не тільки діловодного персоналу, а й усіх працівників управлінського апарату - від керівників до рядових співробітників.
Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Безпосередні розробники конкретних форм документів і систем документації - міністерства (відомства), здійснюють координацію тієї або іншої галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані форми документів. Так, міністерство фінансів відповідає за бухгалтерські документи, міністерство охорони здоров'я РФ - за медичні, Державний комітет РФ по статистиці - за форми первинної облікової та статистичної документації, Росархив РФ - за систему організаційно-розпорядчої документації.
Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Вони обов'язкові для застосування у всіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підпорядкованості та форми власності.
Структура та призначення номенклатурних справ
номенклатурний справу цінність документ
Після виконання документи певний час зберігаються в організації. Для того щоб їх можна було швидко знаходити і використовувати, необхідна систематизація виконаних документів, тобто угруповання їх у справи. Державний стандарт визначає справу як «сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання або частини діяльності, поміщених в окрему обкладинку».
Щоб правильно сформувати справи і забезпечити можливість використання потрібної інформації, документи класифікують: поділяють їх на групи з різними термінами зберігання. Спеціальним класифікаційним довідником, що дозволяє визначити порядок розподілу документів у справи, є номенклатура справ.
Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.
Номенклатура справ - це багатофункціональний документ, який використовується для різних цілей:
номенклатура використовується як схема класифікації при розподілі і угрупуванню виконаних документів у справи (папки). Заголовки справ, закріплені в ній, переносяться потім на обкладинки справ;
кожну справу, включена до номенклатури, має зазначення терміну зберігання документів, включених до нього. Таким чином з її допомогою намічають орієнтовні терміни зберігання докуме...
