>
Рух документа завершується передачею його з матеріалами про виконання для підшивки в справу згідно з номенклатурою справ і відправкою матеріалів про виконання за призначенням.
Обробка документів:
Всі документи, підписані директором Технікуму, його заступниками або іншими посадовими особами, реєструються і відправляються секретарем. Перед упаковкою перевіряється правильність оформлення документів, відповідність кількості примірників кількості адресатів. Неоформлені або неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання.
Обробка отправляемой кореспонденції включає її сортування, фальцювання і упаковку в конверти, заклеювання, оформлення поштового відправлення, складання реєстру і здачу у відділення зв'язку. Документи, що відправляються одночасно на одну адресу, вкладаються в один конверт. Документи, що надходять для відправки, повинні оброблятися і оправлятися в той же день або не пізніше 10:00 наступного робочого дня.
Телеграми або інша термінова кореспонденція відправляється негайно.
Підрахунок обсягу документообігу:
Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, отриманих або створених в установі за певний відрізок часу (рік, місяць). Показники обсягу документообігу використовується для визначення технологічної оснащеності процесів роботи з документами, а також для аналізу різних аспектів управлінської діяльності.
Підрахунок кількості створених і поступили документів проводиться за реєстраційним формам в місцях їх реєстрації.
За одиницю підрахунку приймається сам документ без урахування копій, створюваних при друкуванні і розмноженні. Розмноження екземпляри підраховуються окремо по журналах. За ним визначають витрату паперу і витрат часу на операції з експедиційної обробці документів. Машинограми підраховують на загальних підставах за місцем реєстрації. Вхідні, вихідні та внутрішні документи в установі підраховуються окремо.
Підрахунок обсягу документообігу доцільно проводити по групах документів: розпорядчі, статистичні, фінансові, договірні, листування, листи громадян та ін.
Підсумкові дані підрахунку представляються в табличній формі. По кожній групі враховуються кількість документів і окремо їх тираж., Цифри проставляються через косу риску або в окремих графах.
. 2 Контроль виконання документів
Метою контролю є забезпечення сучасного і якісного виконання доручень, зафіксованих у документах. Контроль виконання передбачає постановку на контроль, перевірку сучасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку і регулювання ходу виконання, облік і узагальнення результатів контролю, періодичне інформування директора Технікуму.
Категорії документів, що підлягають контролю, встановлюються переліком (додаток 1). За вказівкою директора Технікуму на контроль можуть бути поставлені документи, не включені до переліку.
Контроль здійснюють: Директор Технікуму, його заступники та відповідальні виконавці.
Перевірка ходу виконання здійснюється до закінчення термінів виконання (попередній контроль) у наступному порядку: завдання наступних років - не рідше одного разу на рік, завдання наступних місяців ткущего року - не рідше одного разу на місяць; завдання поточного місяця - кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення терміну. ??
Терміни виконання документів.
Терміни виконання нараховуються в календарних днях з моменту підписання (затвердження) документа, а надійшли з інших організацій з моменту їх надходження. Терміни виконання можуть бути типовими і індивідуальними.
Типові терміни виконання документів встановлені на підставі актів вищих органів державної влади і управління Росії, а також центральних і галузевих органів управління (додаток 2), Індивідуальні терміни встановлюються директором в резолюції.
Кінцева дата виконання може міститися в тексті документа. В с лучае, коли термін виконання документа не вказаний, документ повинен бути виконаний протягом одного місяця.
Зміна терміну виконання провадиться особою, що встановив цей термін, тільки при наявності об'єктивних причин. Зміни вносяться до реєстраційного журналу.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів і повідомлення результатів зацікавленим організаціям і громадянам.
. 3 Формування справ та їх поточне зберігання
Формування справ - угруповання виконаних документів справи відповідно до номенклатури справ і ...
