систематизацією документів всередині справ.
Справи в Технікумі формуються децентралізовано, тобто в структурних підрозділах особами, відповідальними за діловодство.
Методичне керівництво і контроль за правильним формуванням справ в Технікумі здійснюються секретарем і завідувача архівом Технікуму.
При формуванні справ необхідно дотримуватися наступні загальні правила: поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по вирішення одного питання; групувати у справу документи навчального року, за винятком перехідних справ; роздільно формувати у справи документи постійного і тимчасового термінів зберігання. У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки; справа нс повинна перевищувати 250 аркушів.
Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначає виконавець за номенклатурою. На документі проставляються: відмітка У справу N ... raquo ;, дата, підпис виконавця або керівника структурного підрозділу.
Документи всередині справи розташовуються в хронологічній, питально-логічній послідовності або їх поєднанні.
Розпорядчі документи групуються в справи за видами в хронологічному порядку, з відносяться до них додатками.
Статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами. Якщо ж вони затверджені в якості самостійного документа, то їх групують в самостійні справи.
Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів по особовому складу.
Накази з особового складу (про відрядження, відпустки) формуються в окрему справу. Протоколи у справі розташовуються в хронологічному порядку за номерами. Документи до протоколів, згруповані в окремі справи, систематизуються за номерами протоколів.
Затверджені плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки та інші документи групуються окремо від проектів.
Документи в особових справах розташовуються по мірі їх надходження. Особові рахунки робітників до службовців групуються в самостійні справи і розташовуються в них в порядку алфавіту за прізвищами, іменами та по батькові.
Пропозиції, заяви і скарги громадян з навчально-виробничих питань і всі документи щодо їх розгляду і виконання групуються окремо від пропозицій, заяв і скарг громадян з особистих питань.
Переписка групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності; документ-відповідь розміщується за документом- запитом.
При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.
Зберігання документів і справ.
З моменту заклади й до передачі в відомчий архів Технікуму справи зберігаються за місцем їх формування.
Справи постійного та тимчасового зберігання, включаючи документи з особового складу, передаються в архів Технікуму не пізніше ніж через три роки після їх завершення у діловодстві.
Керівники і співробітники структурних підрозділів несуть відповідальність за збереження документів і справ.
У період підготовки справ структурним підрозділом до передачі в архів Технікуму, завідувачем архівом попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ Технікуму. Усі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ працівники структурного підрозділу зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається відповідна довідка.
Вилучення документів із справ постійного зберігання допускається у виняткових випадках і проводиться з дозволу директора Технікуму з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа та акта про причини вилучення першотвору.
Глава 3. Документування діяльності в ЦААТ
. 1 Складання та оформлення організаційно-правових та розпорядчих документів
Організація діяльності виражається у розробці та затвердженні комплексу організаційно-правових документів, що містять правила, норми, положення, що встановлюють статус організації, її підрозділів і працівників, їх обов'язковості, права відповідальність; та інші аспекти.
До організаційно-правових документів відносяться:
установчі документи організації;
положення про організацію;
...
