stify"> Структурні підрозділи установи передають у відомчий архів справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Передача справ роблять лише по описам. Разом зі справами в архів передаються реєстраційно-контрольні картки діловодної служби установи (канцелярії, секретаріату, загального відділу і т.п.). Заголовок кожної картотеки включається в опис.
Правильність формування та оформлення справ, відповідність їх кількості опису і номенклатурі справ перевіряється співробітником архіву попередньо, на стадії підготовки справ до передачі у відомчий архів структурними підрозділами. Якщо у формуванні та оформленні справ встановлено недоліки, працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.
Глава II. Здача справ у відомчий архів
З моменту заклади й до здачі в відомчий архів справи зберігаються в робочих кімнатах або в спеціально відведених для цієї мети приміщеннях. Справи поміщають в закриваються шафи, які повинні забезпечувати збереження документів, і ставлять корінцями назовні.
Вилучати і видавати документи із справ постійного зберігання можна лише у виняткових випадках (наприклад на вимогу судово-слідчих органів) з дозволу керівника установи. При цьому у справу обов'язково вкладають точну завірену копію документа і акт про причини вилучення першотвору. Копії та витяги з документів для використання в роботі установи або в інтересах окремих громадян роблять з дозволу керівництва чи посадових осіб, яким таке право надано відповідними відомчими інструкціями.
За схоронність документів, що знаходяться в стадії діловодства, несуть відповідальність завідуючий канцелярією, секретар, діловод і т.д. Вони повинні забезпечувати контроль за збереженням документів у структурних підрозділах і у окремих виконавців, своєчасно доповідати керівництву установи про наявні порушення.
Здача справ з структурного підрозділу архів установи, якщо він є, проводиться за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи. Ця робота повинна проводиться щорічно. Справи з постійними термінами зберігання, терміном зберігання понад 10 років і по особовому складу приймаються архівом по описам.
Справи приймаються працівником відомчого архіву в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи робиться відмітка про його наявність. Після прийому всіх справ по опису в кінці кожного примірника опису робиться заверительная підпис із зазначенням цифрами і прописом фактичної кількості справ, переданих в архів і номера відсутніх справ, якщо такі будуть. Під заверительной підписом ставиться дата прийому-передачі справ і підписи осіб, які здійснювали її.
звірена з описом справи підбираються і ув'язуються в архівні зв'язки товщиною до 20 см. Справи укладаються по зростанню номерів, корінцями на обидві сторони. Справи в відомчий архів доставляються співробітниками структурного підрозділу. Канцелярії разом із справами передають у відомчий архів реєстраційно-контрольні картотеки, включивши їх в опис.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаються у відомчий архів за номенклатурою справ. Так як у багатьох установах архіви не мають достатніх площ, Основні правила відомчих архівів дозволяють зберігання цих справ центральною службою діловодства або в структурних підрозділах до закінчення терміну їх зберігання, після чого вони підлягають знищенню в установленому порядку.
У новостворених комерційних фірмах секретар повинен через два роки провести покладену обробку справ і перекласти їх в інший шафа, яка утворює початок майбутнього архіву фірми.
2.1 Зберігання документів в електронній формі
З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології постає питання про впорядкування та організації зберігання документів, створених в електронній формі.
Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отримані по електронній пошті, переведені в електронну форму (шляхом сканування) з традиційного паперового вигляду. Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера - записати у вигляді файлу на жорсткий диск. Документи можуть зберігатися на жорсткому диску комп'ютера, або на спеціально виділеному комп'ютері (файл - сервері), на змінних носіях.
На жорсткому диску створюються папки (директорії), в які будуть міститися документи. Як паперові документи розкладаються в справи, так і файли розкладаються по папках. Кожна папка може мати вкладені в неї папки, які в свою чергу можуть мати свої вкладені п...
