номічної інформації.
Для того, щоб підвищити ефективність управління діє уніфікована система документації (далі - УСД), так як досягається велика оперативність в отриманні якісної інформації, знижується кількість помилок у документах, скорочуються ручні операції, підвищується творчий характер управлінської праці , зменшуються фінансові витрати на роботу з документами. Формою юридичного закріплення результатів уніфікації є стандартизація. Тому УСД являє собою комплекс державних стандартів, що визначають, по-перше, основні положення уніфікованої системи, і, по-друге, єдину форму всіх вхідних в неї документів.
Уніфікована система документації - це сукупність взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документовані подання даних про певні види господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних та методичних матеріалів щодо їх розробки та застосування.
Основними принципами уніфікації документів є:
- уніфікація від загального до приватного, полягає в побудові формуляра - зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі складу реквізитів для даної системи докуме6нтаціі, окремих видів документів, конкретного документа і т.д .;
- однаковість форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення забезпечується шляхом максимальної типізації та трафаретізаціідокументів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення термінології та умовних скорочень;
- комплексність уніфікації та її проведенні повинні передбачатися вимоги до даного документу на всіх стадіях його створення, заповнення, обробки та зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості і параметри технічних засобів;
- інформативність, означає включення в документи тільки тих реквізитів, які потрібні для вирішення конкретних завдань, для пошуку і підтвердження юридичної сили документа;
- скорочення кількості видів документів, досягається за рахунок вдосконалення методів управління, наприклад, в напрямку виключення многоступенчатости в системі управління або широкого і повсюдного застосування організаційної та електронно-обчислювальної техніки;
- стабільність вимог до документів, встановлюється зважаючи форм документів і використання їх досить тривалого часу, цей принцип стане більш ефективним, якщо необхідні вимоги до документів будуть встановлені державними та галузевими стандартами;
- Пару з діючими системами класифікації та кодування техніко-економічної інформації;
- економічність, досягається за рахунок обгрунтованого включення документів систему документації, широкого застосування бланків, раціональної компоновки форм документів, встановлення оптимального обсягу реквізитів і їх логічного розташування на бланку та ін.
УСД, згідно стандартизированному визначенням, - це система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності raquo ;. Головною метою створення УСД є встановлення раціонального складу форм документів, а також сукупності взаємопов'язаних техніко-економічних і соціальних показників.
УСД сприяє:
- скороченню затрат ручної праці в інформаційних процесах
- широкому використанню ПК, оскільки уніфіковані форми документів зручні для електронної обробки
- впорядкування інформаційних потоків
- подальшого вдосконалення культури документа і в цілому інформаційної культури.
Ядро всій УСД складають уніфіковані форму документів. Залежно від рівня затвердження вони поділяються на такі категорії:
- Загальноросійські;
- Галузеві (відомчі);
- Форми документів суб'єктів Російської Федерації;
- Форми документів об'єднань, організацій.
В даний час в Російській Федерації діє восьмій УСД, у тому числі:
1. уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (далі - УСОРД);
2. уніфікована система банківської документації;
. уніфікована система облікової та звітної документації бюджетних установ і організацій;
. уніфікована система звітно-статистичної документації;
. уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємства;
. УСД по праці;
. УСД Пенсійного фонду РФ;
. уніфікована система зовнішньоторговельної документації та ін.
