нчите. Це повинна бути абсолютно чітка дата. Вона важлива з психологічної точки зору, тому допомагає бачити мету. Не можна говорити собі або менеджеру: «Ну, зараз почнемо з Божою допомогою, а через тиждень-другий видно буде ...». Якщо я бачу дату закінчення обдзвону, то це викликає у мене бажання «відстрілятися» пошвидше, тобто докласти трохи більше зусиль для закінчення роботи або розподілити їх найбільш підходящим для мене чином. Звичайно, це не загальне правило. Є менеджери, які не будуть усвідомлено займатися обзвоном, навіть при високому ступені мотивації.
Відсутність дати закінчення обдзвону «демотивує» менеджера. У ситуації, коли дата закінчення не визначена, продавець, починає думати, що ніколи не позбутися від психологічного дискомфорту, властивого холодним дзвінкам. Це може призвести до депресії, коли єдиним позбавленням бачиться зміна виду діяльності. Така ситуація також призводить до ухилення від холодних дзвінків під усякими «пристойними» приводами. Чи треба говорити, що продуктивність і ефективність при цьому прагнуть до нуля.
Мені здається, що в даних умовах необхідні «технологічні» перерви між обдзвонили і їх чергування з іншими виду діяльності. При цьому важливо повне розуміння психології процесу з боку керівництва.
Визначити терміни проведення обдзвону цілком можливо. Т.к. вже на етапі підготовки ви знаєте кількість контактів зі свого списку. Необхідно встановити щотижневу норму телефонних дзвінків, і стане ясно, коли ви закінчите з обзвоном обраної цільової аудиторії.
Думаю, що немає потреби говорити про те, що встановлення термінів проведення обдзвонив є невід'ємною частиною планування діяльності організації в цілому. Результати, отримані за допомогою обдзвонив це «сіль землі» в продажах. Недооцінювати важливість правильної організації цього процесу не можна.
5. Систематизація документації
систематизації документів на практиці є їх класифікація шляхом угруповання в певні предметні комплекси, так звані «справи». Цей процес трудомісткий, але саме він допомагає значно спростити роботу з великою кількістю документів, перетворивши пошук потрібного документа з час витратною процедури в найпростішу.
Під формуванням справ розуміється віднесення справ до певного комплексу і їх систематизація всередині справи, присвяченого конкретному виду і класу документної інформації.
Робота з формування справ складається з наступних операцій:
· розподіл виконаних документів у справах;
· розташування документів всередині справи;
· оформлення обкладинки справи.
Справи зберігаються в місцях їх формування до передачі в архів організації - завершального етапу роботи з документами в технології документаційного забезпечення.
Справи для здачі в архів готуються відповідно до загальнодержавних вимог, викладених в документах Держархіву. До архіву організації передаються справи постійного та тимчасового зберігання через рік після завершення їх діловодством структурних підрозділів.
Справи приймаються з описів та номенклатурам з додатком реєстраційних карток на документи; якщо окремі справи за практичної необхідності доцільно залишити в підрозділі для поточної роботи, архів оформляє видачу цих справ у тимчасове користування.
Розподіл справ усередині фундації розподілам схеми систематизації проводиться з урахуванням наступних ознак:
· структурного (відповідно до приналежністю одиниць зберігання до структурних підрозділів);
· хронологічного (за періодами або дат, до яких відносяться документи);
· функціонального, галузевого, тематичного, предметно-питального (з урахуванням функцій, галузей та напрямків діяльності організації, тим і питань, яких стосується зміст документів);
· номінального (по діловодної формі - видах і різновидах документів);
· кореспондентського (по організаціям та особам, в результаті листування з якими утворилися документи);
· географічного (відповідно до визначених територіями, населеними пунктами та іншими географічними найменуваннями, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори, кореспонденти);
· авторського (за назвами організацій або прізвищами осіб, які є авторами документів).
Виходячи з цього основною завданням систематизації документів є упорядкування папок з документами в найбільш зручною для співробітників компанії послідовності: або в хронологічному порядку, або за видами документів. При виборі методики систематизації необхідно співвіднести витр...
