формування та ведення особових справ працівників, внесення до них змін, пов'язаних з трудовою діяльністю;
заповнення, облік і зберігання трудових книжок;
підрахунок трудового стажу;
оформлення довідок про минулою і теперішньою трудової діяльності працівників організації;
ведення обліку надання працівникам чергових відпусток;
контроль за складанням і веденням графіка чергових відпусток;
оформлення документів, необхідних для призначення пенсій працівникам установи;
підготовка документів до архівного зберігання;
складання встановленої звітності.
У відповідності з виконуваними функціями кадрова служба може вести наступні кадрові документи: особисті справи, особові картки, трудові книжки; проекти наказів з кадрових питань, план (звіт) з підготовки та підвищення кваліфікації персоналу, довідки про стан трудової дисципліни, дані про плинність кадрів і т. д.
Найважливішою функцією відділу кадрів є документування процесу руху кадрів в установі. До цього виду діяльності можна віднести підвищення по службі, зниження, переклад, припинення трудового договору. З цією метою розроблена інструкція, яка визначає порядок оформлення при прийомі на роботу, переведення, звільнення та облік працівників, а також порядок видання, обліку та розсилки наказів по особовому складу.
Просування по службі допомагає установі, оскільки дозволяє заповнювати вакансії тими працівниками, які вже проявили свої здібності. Воно допомагає і працівникам, оскільки задовольняє їхнє прагнення до успіху, досягнень, і самоповазі. Переказ можна використовувати, щоб розширити досвід працівника, а так само в тих випадках, коли керівництво вважає, що працівник буде працювати більш ефективно на іншій посаді. Так, наприклад, педагог додаткової освіти може стати педагогом-організатором, керівником структурного підрозділу, методистом. Подібні перерахунки здійснювалися неодноразово.
Однією з найважливіших функцій кадрової служби є організація документообігу, тобто руху документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання, відправки адресату або здачі на зберігання.
Порядок руху документів в організації можна розділити на наступні етапи:
) обробка надходить і переданої документації;
) доведення документації до виконавців - працівників системи управління персоналом;
) реєстрація, облік і зберігання документів з особового складу;
) формування справ відповідно до номенклатури справ, затвердженої для даної організації;
) копіювання і розмноження документів з кадрових питань;
) контроль виконання документів з особового складу;
) передача документів по вертикальних і горизонтальних зв'язків;
) зберігання справ.
Угрупування виконаних документів у справи називається формуванням справ. Вона здійснюється у відповідності до заголовків справ за заздалегідь складеною номенклатурі справ організації з метою забезпечення їх збереження і оперативного пошуку. Накази з особового складу формуються окремо від наказів по основній діяльності. Тому документацію по особовому складу веде спеціаліст відділу кадрів, а документацією по основній діяльності займається секретар установи.
Кадрові документи оформляються особою, відповідальною за роботу з цими документами (в МАОУ ДОД «ДТДМ» це спеціаліст відділу кадрів). Справи оформляються частково або повністю залежно від термінів зберігання, які встановлюються для кожного документа на підставі Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (далі Перелік), затвердженого Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558 [21, С. 20-24].
Кадрова документація відноситься до категорії документів довгострокового зберігання. Терміни зберігання різних видів документів з особового складу також встановлені Переліком.
Всі справи, підготовлені до архівного зберігання, діляться на дві групи:
. Справи з особового складу організації.
. Справи з основної діяльності.
На кожну групу справ складаються окремі описи: опис № 1 (справи з основної діяльності) і опис № 1 л/с (справи по особовому складу). В описі по особовому складу справи розташовуються в наступному порядку:
) книга обліку співробітників (якщо вона ведеться);
) накази по особов...
