мають переваги, пов'язані з папером як носієм інформації, що важливо для довготривалого зберігання інформації із збереженням можливості її сприйняття. Відповідно можна відкидати застосування паперових документів, коли потрібно забезпечити тривале зберігання інформації (так звані документи з терміном зберігання «Постійно», що надходять потім в держархів).
З іншого боку, можна використовувати переваги ЕД при роботі з копіями документів, оригінали яких існують на паперових носіях. Для оперативного інформаційного забезпечення (насамперед доведення інформації і її пошуку в інформаційному фонді) ЕД мають незаперечні переваги.
Крім власне документів важливий і регламент роботи з ними. Робота не за регламентом забирає багато часу. Дублювання документів, їх втрата, неефективний спосіб їх проходження можуть істотно ускладнити роботу, підвищують ймовірність допущення помилки внаслідок, наприклад, втрати потрібної інформації [7].
При впровадженні інформаційних технологій скорочення паперового документообігу не відбувається автоматично. Тому бажано, щоб в комплексі заходів щодо впровадження електронного документообігу в організації використовувалися також заходи з оптимізації використання паперу (Бобильова, 26)
Таким чином, при існуючому різноманітті думок про поняття «електронний документ», єдиного визначення даного явища не існує ні в науковому світі, ні в сучасному законодавстві. Ідеальне поняття має відображати обов'язкова наявність реквізитів, підпису. Поняття «електронного документа» не повинно містити такі незрозумілі звороти, як «придатний для сприйняття людини». Електронний документ - це електронна форма вираження інформації, що містить реквізити та кваліфіковану електронний підпис.
Слід зазначити, що електронний документообіг сприяє документаційного забезпечення управлінням виробництва, організацій, а також процесів проектування ІС. Однак погано продумана система автоматизації документообігу може завдати шкоди: ускладнити (запитати), як правило, неефективно керовані бізнес-процеси, відвернути персонал від виконання основної роботи заради підтримки системи автоматизації документообігу та ін.
1.2 Еволюція електронного документа
Рівень автоматизації процесів роботи з документами, використання елементів електронного документообігу мають істотний вплив на організацію управлінської праці, поява нових особливостей у роботі керівників і фахівців. Нові елементи з'являються практично у всіх основних функціях роботи з документами.
В даний час в інформаційній сфері відбуваються радикальні зміни, які не можуть не позначитися на різних аспектах управлінської діяльності. Ці зміни носять глобальний характер і розглядаються як прояви інформаційної революції.
В якості попередніх інформаційних революцій можна виділити перший - винахід писемності (т. е. створення самої можливості документування);
другу - винахід книгодрукування, що дало можливості тиражування письмової інформації; апогеєм цієї революції, що почалася ще в епоху Відродження, стала поява друкованих засобів масової інформації;
третю - почалася в другій половині XIX ст. і продовжилася в XX ст., коли були винайдені і стали поширюватися нові засоби передачі інформації: телефон, радіо, телеграф, а також друкуючі машинки і засоби копіювання документів;
четверту - почалася в середині XX ст. з винаходом і початком застосування комп'ютерної техніки; особливо бурхливий розвиток отримала після початку масового промислового виробництва персональних комп'ютерів, внаслідок чого сфера їх застосування в даний час стала майже всеосяжної [6, c.60].
Характерними рисами сучасної, п'ятої, інформаційної революції є розвиток Інтернету, створення глобальних телекомунікаційних мереж, розробка нових технологій у сфері фіксації, обробки, зберігання та передачі інформації, розвитку ринку послуг у сфері інформаційно-комунікаційних технологій [6 , c.60].
Розглянемо історію розвитку електронних документів в нашій країні. Вперше проблемою комплексною автоматизації діловодства почали займатися, як було вже сказано, в 1980-х рр. саме в державному секторі - в самій серйозній організації Радянського Союзу - ЦК КПРС. Спочатку була автоматизована діяльність Спільного відділу і ряду секретаріатів. Загальний відділ ЦК тоді був найбільшим у ЦК КПРС, і через нього проходили всі вступники в ЦК документи і всі вихідні директиви. Потім протягом декількох років була автоматизована вся система роботи з документами в ЦК і Політбюро. Розроблена електронна система документообігу Секретаріату і Політбюро ЦК далі стала використовуватися в Апараті Президента СРСР і в Адміністрації Президента РФ [9].
