"justify"> Перші системи діловодства представляли собою одне робоче місце секретаря. Функціонал систем першого покоління був дуже обмежений: введення реєстраційно-контрольних карток (РКК) в систему, ведення журналів вхідних/вихідних внутрішніх документів та звернень громадян, пошук РКК по атрибутах, складання оперативних звітів по документообігу для керівництва. У той час, коли мова заходила про автоматизацію документообігу, часто в цю сферу потрапляло безліч програм, які не мають прямого відношення до розв'язуваної проблеми, - текстові редактори, програми розпізнавання символів, системи електронної пошти.
Перші СЕД (системи електронного документообігу) були повністю індивідуалізовані, розроблялися безпосередньо на підприємствах. Така система, розроблена в самій організації, зазвичай була немасштабіруемой, а змінити структуру автоматизованих процесів було практично неможливо, що призводило до неможливості розвитку такої системи [9]. Вартість виробничих систем документообігу (так у той час називалися системи з управління документообігом) була дуже висока, і тому виробничий документообіг застосовували тільки в тих організаціях, де виключення паперової обробки могло забезпечити значну економію.
Російський ринок систем електронного документообігу зародився тільки в 1990-х рр., коли почали створювати універсальні СЕД. Діяльність з розробки програмного забезпечення з автоматизації діловодства була дуже популярна, і на російському ринку було представлено більше двох десятків подібних програм. Пов'язано це з тим, що в даній області відсутня конкуренція з боку західних фірм (незважаючи на те що пропозицій з їхнього боку було багато). Справа в тому, що в Росії склалася певна методика роботи з документами, відмінна від західної. Документообіг в Росії має строго вертикальний напрямок, тоді як на Заході він прагне до горизонтального, де документ повинен відразу потрапляти до виконавця, минаючи керівництво. Крім того, західні системи не виконували частину функцій управління документами, які є невід'ємною частиною традиційного російського діловодства (реєстраційна система, контроль виконання, підготовка звітів, документаційне забезпечення роботи колегіальних органів і т. Д.) [7].
У той час як за багатовікову історію свого існування документи на паперовому носії здобули відносну стійкість своїх характеристик, електронні документи як явище і предмет управлінської праці знаходяться ще в початкових фазах свого розвитку, тому їх характеристики будуть розвиватися далі і далі [6, c.27].
І, як можна було спостерігати за останні два десятиліття, цей розвиток відбувається все більш докоряти темпами. Однак, як і раніше при проектуванні документопотоков на практиці, а також при розробці проектів нормативних та інших актів, що регламентують цю сферу, як правило, домінує принцип подібності електронного і традиційного документа. При цьому мається на увазі, що електронний документ відрізняється від паперового лише тим, що «інформація в ньому закріплена в електронно-цифровій формі». З цього зазвичай робиться висновок, що управлінський документообіг в електронній формі повинен бути організований аналогічним чином з урахуванням також спільного застосування паперових та електронних документів в одних і тих же завданнях і процесах управління.
Безумовно, певну позитивну роль такі погляди зіграли в плані деякого сприяння розширенню застосування електронних документів, так як при вирішенні питань нормативного регулювання не зводився жорсткий бар'єр між традиційним і електронним документообігом. Однак, даний підхід був виправданий на тих стадіях, коли застосування електронних документів носило локальний характер, ах кількість була невелика. Зараз цей підхід себе вичерпав.
Принципова ж значення має те, що за останні роки відбулися якісні зміни у двох головних аспектах
. Від використання комп'ютерної техніки лише для підготовки управлінських документів (по суті як заміна друкарської машинки) до можливості вибудувати цілісні технології, засновані на застосуванні електронних документів та електронного обміну інформацією
. На цій основі здійснюється перехід від застосування окремих документів на машинному носії до масового застосування електронних документів [6, c.27].
Завдання розширення застосування електронного документообігу може вирішуватися не тільки в руслі застосування програмно-технічних засобів, або юридичних і документознавчих аспектів. Потрібно їх синхронізація, поєднання цих напрямків роботи.
Разом з тим кардинальні зміни у цій сфері пов'язані також з ув'язкою цих напрямів, з розробкою та реалізацією нових організаційно-управлінських підходів, що враховують взаємовплив систем і технологій електронного документообігу та основних елементів системи управління. Крім ...
