рниках опису, переданих в держархів, робиться відмітка про передачу документів. Всього складається чотири примірники опису.
архів фонд зберігання документ
2. Комплектування колекцій і фондів особового походження
.1 Види архівних колекцій
Архівної колекцією називається сукупність окремих документів, що утворилися в процесі діяльності різних осіб та об'єднаних упорядником колекції за одним або кількома ознаками. Документи колекцій в залежності від їх характеру і складу формуються в одиниці зберігання відповідно з авторським (колекція автографів), хронологічним (колекція маніфестів), географічним (колекція листівок з видами різних країн) або тематичним (колекція революційних листівок 1905) ознакою.
Для архівних документів на відміну від архівних фондів та об'єднаних архівних фондів характерне переважання чи не історичних, а логічних зв'язків. В основі комплектування архівної колекції лежить ознака логічного зв'язку, тобто вона зібрана штучно.
У назві архівної колекції обов'язково вказується ознака (ознаки) об'єднання документів, а при необхідності і її укладач (юридична або фізична особа, установа, у тому числі архів організації). У найменуванні колекції, що надійшла в архів від приватної особи, вказується характер або загальний вміст колекції, прізвище, ім'я, по батькові колекціонера і дати його життя.
Архівні колекції можуть бути зібрані будь-якою особою і вступити в такому вигляді в архів (колекція стародавніх рукописів, автографів, нотних рукописів і т.п.), а можуть бути створені в архіві за тією ж ознакою з розрізнених документів або справ різних установ з метою створення сприятливих умов для їх всебічного використання. Кожен з цих комплексів враховується як фонд і на цій підставі є класифікаційної одиницею. Історична довідка, яка складається в архівних колекціях, повинна висвітлювати історію створення колекції:
- укладач;
- час;
- умови створення;
- комплектування.
хронологічна межа архівної колекції є дати самого раннього і самого пізнього документа, що входять до її складу. Колекції можуть бути сформовані приватною особою і надходити на державне зберігання або у складі особистого архіву колекціонера (як результат його збиральної діяльності), або окремим комплексом документів без особистого архіву колекціонера. Якщо документи самого фондообразователя нечисленні порівняно з зібраної ним колекцією, весь комплекс документів вважається колекцією і отримує відповідну назву.
Колекції, що надходять на державне зберігання у складі особистого архіву фондоутворювача або окремими комплексами документів, розформуванню за іншими фондам не підлягають, навіть, якщо об'єктом колекційної діяльності є не окремі документи, а особисті архіви інших осіб. При надходженні до державного архіву окремі розрізнені документи особистого походження, з яких не можна сформувати самостійний архівний фонд, можуть об'єднуватися самим державним сховищем в архівні колекції.
Об'єднання документів до архівних колекції проводиться за видами документів професійної приналежності їх творців або за тематичним ознакою. Склад архівної колекції може поповнюватися знову які надійшли документами і змінюватися у зв'язку з передачею окремих документів у новоутворені фонди.
Архівна колекція надходить в архів або формується в архіві з окремих розрізнених архівних документів, що мають ознаки спільності. Історично склалася архівна колекція, що надійшла з іншого архіву, від організації або громадянина, перефондірованію не підлягає. Архівна колекція вноситься в список фондів при першому надходженні їх документів до архіву організації. Кожному фонду присвоюється черговий номер за списком фондів у хронологічній послідовності його надходження. До номера фонду, що підлягає передачі на постійне зберігання, додається (через дріб) номер, присвоєний відповідним державним архівом після першої передачі йому частини фонду.
Архівні документи, сформовані в архівну колекцію перефондірованію не підлягають. Перефондірованіе архівних документів допускається у виняткових випадках, при виявленні помилок фондування, що ускладнюють пошук архівних документів.
Переміщення документів з одного фонду особового походження в іншій не допускається. Виняток становить передача окремих документів із архівних колекцій, створених державним архівом, яка практикується в двох випадках: при створенні нових фондів особового походження; при атрибуції окремих, що раніше не атрибутувати документів, що зберігаються в архівних колекціях.
Передача документів здійснюється за актом, який с...
