кладається у двох примірниках, затверджується керівництвом архіву і передається у відповідні справи фондів. Зміни вносяться одночасно в усі облікові документи.
При одиничних надходженнях документів на державне зберігання оригінали листів включаються до фондів адресатів. Якщо ці фонди відсутні або якщо адресати не встановлені, ці документи поміщаються у фонди кореспондентів.
Якщо немає ні фондів адресатів, ні фондів кореспондентів, документи передаються в архівну колекцію листів.
За результатами виконання внутріархівних робіт (складання зведених описів, наукового опису архівних колекцій, перевірки наявності та стану документів, вивірки облікових документів) оформляється акт опису документів архівної колекції.
2.2 Архівні фонди особового походження
Архівним фондом особового походження називається архівний фонд, що складається з документів, що утворилися в процесі життя і діяльності окремої особи, сім'ї, роду:
- особистий фонд складається з документальних матеріалів, що утворилися в результаті життя і діяльності окремої особи;
- сімейний фонд складається з документальних матеріалів, що утворилися в результаті життя і діяльності членів однієї родини (не більше трьох поколінь: батьків, їхніх дітей і онуків);
- родовий фонд складається з документальних матеріалів, що утворилися в результаті життя і діяльності змінюваних по прямій лінії поколінь одного роду та представників бічних ліній, пов'язаних з основним родом загальними майновими та іншими відносинами.
Незначна кількість документів членів сім'ї чи родових документів не перетворює особистий фонд в сімейний або родової; вони включаються до складу особистого фонду.
Особливим видом особистого архівного фонду є персональне зібрання матеріалів окремої особи, що включає в себе, крім його особистого фонду, все автографи та інші документи, а також матеріали про цю особу. Персональні зборів можуть створюватися тільки для найбільш великих діячів. До фондів особового походження відносяться також колекції документальних матеріалів, якщо вони є результатом діяльності збирача (особи, сім'ї, роду).
Фонд особового походження зберігають у державних і місцевих держархівах. В основі комплектування архівного фонду особового походження лежить ознака походження. Документи таких фондів діляться на кілька груп. Головна з них: особисті документи, документи створення фондообразователя (наукова, творча та ін.), Можуть бути документи, зібрані цією особою (колекції).
Колекцією документальних матеріалів називається сукупність документів, об'єднаних за тематичним, номінальному, хронологічним та іншими ознаками. В архіві колекція може включатися до складу особистого фону збирача або ж зберігатися в якості самостійного фонду. Колекції можуть створюватися архівами також з окремих документів особового походження, що надійшли з різних джерел.
Повне найменування особистого архівного фонду складається з прізвища, імені, по батькові особи, титулу, якщо він є, крайніх дат його життя, визначення роду його діяльності або службового становища. Якщо особа більш відоме під псевдонімом, то в найменування фонду в?? одіт псевдонім, а справжнє прізвище, ім'я та по батькові вказуються слідом за ним в дужках.
У найменуваннях фондів жінок, котрі змінювали прізвище при вступі в шлюб, вказується прізвище, під якою вони найбільш відомі, а в дужках вказується дівоче прізвище або прізвище в заміжжі. Найменування сімейних і родових фондів складається з прізвища сім'ї (роду), загального титулу, якщо він є, і входять до найменування особистого фонду відомостей про кожного основному члені сім'ї (роді), представленому у фонді.
Архівні документи особистого походження створюються з матеріалів, тобто всіх документів, що утворилися в результаті життя і діяльності осіб, які є їх фондоутворювачами (Герої Радянського Союзу, Соціалістичної праці, науковці, професори, доктори наук, письменники , музиканти, художники і т.д.).
До складу особистого архіву можуть входити:
- авторські рукописи, дисертації, монографії;
- автобіографії, щоденники, записні книжки, спогади;
- особисті документи, матеріали громадської та службової діяльності, матеріали майново-господарського характеру та інші біографічні матеріали;
- особиста, службова і сімейна листування;
- фотографії фондообразователя; вирізки з газет і журналів зі статтями, рецензіями про творчість і діяльності фондоутворювача.
При експертизі цінності документів особового пох...
