чином, до складу служби ДОУ слід включати фахівців відповідного профілю, які зможуть забезпечити розробку нормативно-методичних документів у галузі ДОП та архівної справи. Розробка корпоративних нормативних та методичних документів з питань ДОУ включає ряд послідовних дій: діагностика ДОП, проектування системи ДОУ і регламентація її процесів. На етапі діагностики ДОУ: вивчаються (за наявності) чинні нормативно-методичні документи компанії (стандарти положення інструкції), які регламентують порядок обробки, руху і зберігання документів; класифікатори, довідники та переліки за складом і угрупуванню документів, номенклатура справ; схеми графіки документообігу, в т.ч. з відокремленими структурними підрозділами компанії; діюча структура і функції підрозділу, що забезпечує ведення діловодства, порядок його взаємодії з іншими підрозділами компанії проводиться діагностика діючої системи діловодства компанії, включаючи підготовку та оформлення службових документів, обробку та передачу документів на розгляд та виконанні, облік і реєстрацію документів розгляд і узгодження документознавство контролю термінів виконання документів забезпечення зберігання та знищення документів аналізується склад документів, і принципи їх систематизації вивчаються інші документовані процеси та процедури компанії, що входять в систему управління якістю, проводиться аналіз відповідності фактичного стану роботи з документами в компанії положенням внутрішніх нормативних документів, що регламентують організацію системи діловодства; оцінюються принципи і методологія побудови системи ДОП, форми організації документообігу компанії, розглядаються можливості оптимізації документообігу та внесення змін або доповнень до локальні нормативні документи, виявляються і ідентифікуються ключові проблеми, формулюються шляхи їх можливого вирішення.
На етапі проектування ДОУ: формулюються стратегія, політика і принципи компанії в галузі управління документами; вимоги до управління документами; визначаються повноваження керівників і фахівців з підписання твердженням візуванням документів і порядок їх делегування; розподіляється відповідальність керівників і фахівців в галузі управління документами; розробляються процедури взаємодії підрозділів компанії (включаючи територіально-розподілені структурні одиниці) в документационном процесі; вибирається модель організації документообігу (централізована, децентралізована, змішана); визначається порядок доступу, пошуку та використання документів; формулюються вимоги до документування управлінської діяльності, класифікації та уніфікації складу документів; розробляються схеми (маршрути) документопотоков та окремих видів документів, у т.ч. корпоративного документообігу між компанією і її відокремленими структурними підрозділами (при наявності у компанії філій, представництв, дочірніх товариств та інших самостійних бізнес одиниць); проектуються системи обліку реєстрації, узгодження, контролю виконання та зберігання документів, оптимізуються структура, функції, посадовий і чисельний склад служби документації. На етапі регламентації ДОУ: відбуваються актуалізація корпоративних нормативно-методичних документів з ДОП, внесення до них конкретних змін або доповнень шляхом видання додаткових організаційних та розпорядчих документів, здійснюється повне оновлення нормативної бази ДНЗ та розробляються нові положення, інструкції, регламенти і стандарти у сфері управління документами , включаючи необхідні класифікатори, номенклатури справ, технологічні схеми, графіки руху конкретних документів і т.д.
Висновок: ефективність підприємства безпосередньо залежить від наявності розвиненої системи документаційного забезпечення. Особливо це важливо для підприємств з великою кількістю відділів, або дочірніх філій. Від грамотної організації документаційного обороту безпосередньо залежить координація всіх рівнів і підрозділів цього підприємства. І найбільш злагоджена робота всіх структур досягається саме найбільш простий і чіткою системою документообігу, яка максимально зручна і проста у використанні.
Глава 2. Локальна регламентація документаційного забезпечення управління на підприємствах
. 1 Функції та сутність служби ДОП в діяльності підприємств та організацій
Основним елементом системи ДОУ організації є спеціально створювана служба ДОП, основним завданням якої є організація, керівництво діяльністю, координація, контроль і реалізації робіт з документаційного забезпечення управління. У невеликих організаціях, де створення спеціального структурного підрозділу не представляється можливим, виділяються співробітники, що забезпечують реалізацію цих завдань. При створенні підрозділів, що виконують функції служби ДОП, повинні враховуватися обсяг документообігу, штатна чисельність, трудовитрати на конкретні види робіт, наявність інформаційних технологій та ін. Найменування ...
