сприяють оптимальному розподілу посадових обов'язків між працівниками, зміцненню контрольної функції бухгалтерського обліку і, нарешті, забезпечують своєчасність складання звітності. Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також за своєчасне та якісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи.
З урахуванням призначення і середовища обігу документів можна досить умовно розділити документообіг на внутрішній і зовнішній.
Перший утворюють внутрішні документи, а також вхідні документи, що надійшли на підприємство і не підлягають поверненню на адресу відправника.
Другий складається з вихідних документів - в їх число входять також ті деякі вхідні та внутрішні документи, які з яких-небудь причин підлягають поверненню (рис. 2. 1). Відповідно до масштабу руху документів поділяють документообіг конкретної посадової особи, структурного підрозділу, організації як юридичної особи, корпорації з низкою філій, галузі управління або держави в цілому. Нормативні акти та методичні посібники, зокрема Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ), розглядають у якості базового об'єкта документообіг організації як юридично незалежної, самостійної управлінського елементу, що володіє повним набором технологічних процесів і досить простого для опису цих процесів.
Малюнок. 2.1. Документообіг підприємства
Відповідно до масштабу руху документів поділяють документообіг конкретної посадової особи, структурного підрозділу, організації як юридичної особи, корпорації з низкою філій, галузі управління або держави в цілому. Нормативні акти та методичні посібники, зокрема Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ), розглядають у якості базового об'єкта документообіг організації як юридично незалежної, самостійної управлінського елементу, що володіє повним набором технологічних процесів і досить простого для опису цих процесів.
Порядок руху документів в організації вторинний стосовно структурі організації і внутрішньому розподілу обов'язків, у тому числі неформальній системі субординаційних відносин. Однак це не означає, що система організації документообігу не піддається самостійного регулювання і нормуванню.
Для кожного документа в бухгалтерському обліку існує свій шлях руху, тобто свій документообіг. Однак для всіх документів обов'язковими є п'ять основних етапів:
складання документа в момент здійснення господарської операції відповідно до вимог, що пред'являються до оформлення документів;
передача документа в бухгалтерію, де контролюють своєчасність та повноту здавання його для облікової обробки;
перевірка прийнятих документів бухгалтером. Перевірка здійснюється за формою (перевіряється повнота і правильність оформлення документів, заповнення їх обов'язкових реквізитів), за змістом (перевіряється законність документованих операції, логічна ув'язка окремих показників) і, крім того, включає арифметичну перевірку;
обробка документа в бухгалтерії:
таксування, або розцінка, передбачає переведення натуральних і трудових вимірників у узагальнюючий грошовий вимірник.
угруповання - підбір документів, однорідних за економічним змістом (прихід ТМЦ і витрата ТМЦ);
котирування - вказівка ??в первинному документі кореспонденції рахунків по конкретної господарської операції, яка витікає зі змісту документа;
здача документів в архів на зберігання після побудови за ними облікових регістрів.
Вимоги головного бухгалтера до порядку оформлення операції і подання до бухгалтерії або на обчислювальні установки необхідних документів і відомостей обов'язкові для всіх підрозділів і служб організації.
Пунктом 3 статті 9 закону Про бухгалтерський облік встановлено, що перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером. Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами.
Згідно з п. 14 Положення по веденню бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації, без підпису головного бухгалтера або уповноваженого ним на те особи грошові і розрахункові документи, фінансові і кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконанню (за винятком документів, що підписуються керівником федерального органу виконавчої влади, особливост...
