орюватися питання про інтеграцію нетрадиційної документації, в тому числі і машиночитаемой, в сформовані системи управління документами. Дослідники при цьому виходили з тих же завдань, які ставилися при управлінні документами - вдосконалення діловодства та створення умов для передачі документів на архівне зберігання. Ця інтеграція передбачала:
В· об'єднання різних джерел документної інформації в єдину мережу;
В· організацію документів з різними носіями на основі загальної класифікаційної схеми;
В· усунення дублювання інформаційних і документаційних потоків;
В· уніфікацію прийомів роботи з документами.
В Основні положення ГСДОУ включені правила прийому обробки вступників та відправляються документів, їх передачі та обліку. Напрямки руху документів і інстанції закріплюються в схемах проходження документопотоков або окремих категорій документів (наприклад, розпорядчих) які включають всі пункти обробки документів. (У тому числі і автоматизовані). Схеми розробляються службою діловодства та затверджуються керівництвом організації. Ці схеми можуть існувати як додаток до інструкції По роботі з документами або у вигляді наказу керівника.
Початкову основу, документообігу відображають такі організаційні документи, як статут, положення, накази про розподіл обов'язків, організаційна структура установи, а в інструкції по роботі з документами вони закріплюються вдруге.
Таким чином, документообіг установи являє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблему технології документаційних процесів, тому займає місце вузлового ланки будь-якої системи діловодства.
2.2 Основні правила організації документообігу в установі.
Рух документів з моменту їх отримання (створення) і до моменту завершення їх виконання (відправлення або здачі в справу) утворює документообіг підприємства (ГОСТ Р 51141-98). Порядок руху документів визначається схемою документообігу. При розробці схеми документообігу приймаються до уваги положення інструкції з діловодства, посадової інструкції відповідального за діловодство, а також табеля уніфікованих форм документів підприємства. Зазначена схема закріплює організацію взаємопов'язаного і взаємоузгодженого руху документів (документованої інформації) за трьома основних каналах (документаційне потокам), призначених, відповідно, для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, між посадовими особами та структурними підрозділами підприємства (т.зв. внутрішній контур документообігу), а також між підприємством та іншими суб'єктами діловодства (т.зв. зовнішній контур документообігу).
Підкреслю, що в відповідності зі схемою документообігу встановлюється єдиний порядок руху як традиційних (паперових), так і електронних документів. Проект схеми розробляється відповідальним за діловодство або іншою посадовою особою підприємства , Після чого затверджується керівником підприємства. p> Дотримання порядку руху документів, передбаченого схемою, сприяє забезпеченню раціонального документообігу підприємства, основними принципами якого є:
В· централізація, коли загальне управління документаційному потоками здійснює одна особа - відповідальний за діловодство;
В· економічність, коли забезпечується мотивоване скорочення протяжності маршруту руху документа і на цій основі досягається економія матеріальних, інформаційних та часових ресурсів;
В· функціональність, коли рух документів, як правило, В«прив'язуєтьсяВ» до процесів їх підготовки (виконання) посадовими особами (структурними підрозділами) у межах наданих їм повноважень по роботі з документами;
В· уніфікація, коли одні і ті ж види (групи) документів, як правило, переміщаються в відповідно до єдиних правил;
В· відкритість, коли посадовим особам та структурним підрозділами підприємства забезпечується постійний доступ до документованої інформації відповідно до їх фактичними потребами (реалізація даного принципу здійснюється з урахуванням конфіденційності частині документованої інформації, наявної в розпорядженні підприємства);
В· гнучкість, коли організацію роботи з окремими видами документів і стандартні маршрути їх руху можуть за рішенням уповноважених посадових осіб підприємства вноситися мотивовані зміни тимчасового характеру з метою скорочення термінів проходження документів.
Приклад схеми документообігу підприємства представлений далі.
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор ТОВ В«НазваВ»
Підпис Л.Д.Фомін
12.02.2005г.
СХЕМА
документообігу ТОВ В«НазваВ»
№
п/п
Найменування групи
документів
Кому н...
