апити для пошуку по атрибутах і контекстного пошуку, а додаткові функції забезпечують обробку тексту. Для зберігання довільної інформації, у тому числі мультимедіа, можна використовувати поля бінарних об'єктів великої довжини BLOB і/або гіпертекст. СУБД, розширені для пошуку та обробки такої інформації, утворюють універсальні сервера БД. Інший спосіб зберігання документів довільного змісту реалізують об'єктно-орієнтовані БД.
4. Виявлення проблемних ситуацій і вибір проблеми для вирішення шляхом автоматизації
Основою документообігу є первинні облікові документи, які фіксують факти фінансово - господарської діяльності організації. Положення про документообіг встановлює порядок створення, одержання, прийняття до обліку, обробки та зберігання первинних документів.
Впровадження автоматизованого робочого місця бухгалтера має сприяти реалізації наступних цілей [4]: ??
? формуванню повної і достовірної інформації про господарські процеси та фінансової діяльності організації, необхідної для складання бухгалтерської звітності, оперативного управління, а також для її використання податковими та фінансовими органами, банками та іншими зацікавленими особами;
? забезпечення контролю за наявністю і рухом майна, використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів відповідно до затверджених норм, нормативами, кошторисами;
? своєчасному попередженню негативних явищ у фінансово-господарській діяльності, виявлення та мобілізації внутрішньогосподарських резервів;
? посиленню персональної відповідальності за своєчасне створення, подання та обробку первинних документів;
? посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку.
Електронні системи для побудови архівів, діловодства та документообігу є порівняно молодим класом інформаційних технологій. Необхідність переходу до електронних технологій організації праці викликана кількома причинами, які слідують із звичайних вимог до документа: повнота, відсутність шуму (дезінформації) і своєчасність доставки (актуальність). Перерахуємо ці причини [3]:
1. Істотне зростання кількості документів, що циркулюють в системах управління різного рівня. Викликано це використанням комп'ютерної техніки для підготовки документів і, відповідно, спрощенням процесу породження документа, а також інтенсифікацією процесів управління.
2. Друга і наступні причини випливають з першою. Збільшення кількості документів автоматично збільшує складність навігації в документальних середовищах (архівах), причому складність навігації випереджає темпи зростання.
3. Необхідність підтримки виконавської дисципліни в зростаючих документальних потоках і організації групової роботи над документом.
4. Необхідність регламентації доступу до документів або їх частин.
5. Ускладнення структури документів: використання механізмів перехресних посилань і гіпертекстових структур.
6. Обмеження щодо мінімального часу доступу (обробки, виконання) до документа, викликані законодавчими або технологічними причинами.
7. Необхідність зниження вартості зберігання документальної одиниці і трудомісткості доступу до документальних середах (архівів).
Функції ведення бухгалтерії складаються з обробки вхідних документів, пересилання їх усередині фірми, відправки вихідних документів, обліку, реєстрації, контролю за виконанням, формування справ, організації зберігання і т.д.
Автоматизація праці бухгалтера на цьому рівні вимагає попереднього обстеження документопотоков на підприємстві з наступною фіксацією модифікованого регламенту діловодства в інструкціях і положеннях, а також налаштування регламентів проходження електронних документів по робочих місцях. Необхідно постійно здійснювати: реєстрацію документів, контроль за їх виконанням, облік виконання, систематизацію документів, формування номенклатури справ і контроль за станом самих справ.
Безпаперове діловодство передбачає застосування комп'ютера в управлінській діяльності для зберігання, пошуку і відображення інформації, дозволяючи звести до мінімуму або виключити повністю застосування паперових носіїв.
Використання мереж і засобів електронної пошти дозволяє миттєво пересилати документи з одного підрозділу в інший без тимчасових затримок на передачу паперового документа. Спрощує зберігання, контроль, пошук, архівування, включаючи ведення довготривалого архіву документів. Тут є два істотні перешкоди: зовнішнє і внутрішнє [2].
Останнє найчастіше пов'язане з звичками і іншими простими людськими особливостями і слабкост...
