ями. Вирішення цієї проблеми найчастіше впирається в імідж фірми.
Зовнішній зріз проблеми впирається у велике число документів, пропонованих в паперовому вигляді. Класичними прикладами є листи і факси, періодичні видання. Перехід від паперового ведення діловодства до електронного стримується через недостатньо розвиненою технології оптичного розпізнавання текстів. Останні досягнення в цій області послужили поштовхом до активного впровадження технологій електронного документообігу. Привабливість введення тексту без використання клавіатури визначає інтерес і до технологій розпізнавання голосу. Спільно з технологіями архівування, індексування та пошуку документів це створює основу побудови системи управління електронним документообігом.
Документообіг підприємства тісно пов'язаний з документообігом підрозділів підприємства, з системами підтримки прийняття рішень і з архівом підприємства. У загальному випадку можна розглядати систему автоматизації документообігу організації, як центральну систему, що здійснює координацію інших підсистем документообігу, своєрідного ядра системи автоматизації виробничої діяльності підприємства. Архів підприємства служить для накопичення документів довготривалого зберігання та їх пошуку.
Довгий час автоматизація установ у Росії здійснювалася у вигляді різного роду підсистем АСУ, заснованих на базах даних (кадри, бухгалтерія, зарплата, контроль виконання та ін.) не благаючи значимості цих підсистем, зауважимо, що вони охоплювали лише до 15-20% загального обсягу інформації, що циркулює в установі [5].
Потреби по електронній обробці документів задовольнялися застосуванням функціональних пакетів (редакторів тексту і електронних таблиць) та інтегрованих пакетів програм Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Ці кошти виявилися недостатніми для управління величезними потоками паперових та електронних документів, що циркулюють як всередині одного підприємства, так і між ними. У цілому такий підхід грішив відсутністю комплексності в автоматизації діловодства та управління документообігом.
В даний час розвиток інформаційних технологій призвело до появи методів і засобів, що забезпечують інтегровані рішення по автоматизації офісу, що дозволяють автоматизувати ручні операції і пошук документів, автоматично передавати і відслідковувати переміщення документів і контролювати виконання доручень, пов'язаних з документами.
Розглянемо основні методи автоматизації засновницької діяльності. Сучасні організації являють собою сукупність підрозділів, філій, відділів і офісів, що обмінюються між собою інформацією і виконують окремі частини загальної роботи. Основними фазами життя неструктурованої інформації в офісі є [6]:
- введення інформації в систему;
- зберігання, навігація, пошук і фільтрація документів;
- колективна робота з документами;
- висновок інформації з системи.
Існують різні способи введення інформації в систему. Це, насамперед, сканування документів і збереження їх у вигляді графічних образів. У системах першого покоління графічні образи введених документів ідентифікуються за допомогою ключових слів для подальшого пошуку необдмитриком інформації (наприклад: система SoftSolutions). Пізніше стала застосовуватися технологія оптичного розпізнавання символів. Після сканування та введення документа в систему його графічний образ переводиться в текст, потім слідує виправлення помилок розпізнавання.
При масовому ручному введенні однотипних документів використовуються електронні форми, які забезпечують структуризацію документа шляхом виділення частин тексту і додавання полів (атрибутів), що дозволяє спростити заповнення документів і виконати необхідні обчислення. Інформація може надходити і шляхом імпорту файлів з магнітних носіїв або з телекомунікацій (факси, повідомлення електронної пошти тощо.).
Організація та автоматизація колективної роботи з документами будуються на технологіях groupware і workflow [6].
Технології groupware орієнтовані на невеликі робочі групи, характеризуються підтримкою виконання однієї колективної завдання і відсутністю структуризації в організації робіт. Підтримка обмежується забезпеченням колективного доступу до інформації за допомогою різних методів доступу:
- мережевий доступ до файлів і бази даних;
- локальна і глобальна електронна пошта (включаючи конференції та дискусії);
- термінальний доступ, пересилання файлів і електронна дошка оголошень;
- перегляд та інтерпретація гіпертексту (гіпермедіа).
При колективній роботі важлива наявність блок...
