/p>
Номенклатура справ складається для забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві організації. Вона намічає угруповання виконаних документів у справи, систематизацію справ, індексацію і терміни зберігання справ, є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та основним обліковим документом у діловодстві, а у відомчому архіві використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Закріплена в номенклатурі схема систематизації справ може бути використана при розробці схеми картотеки на виконані документи.
Номенклатура складається на основі вивчення складу і змісту документів, що утворюються в діяльності організації, таких як: статут; положення про структурні підрозділи; штатний розклад: номенклатура справ за минулий рік; реєстраційні форми.
1.2 Нормативні документи, що регламентують організацію діловодства ТОВ ??laquo; Тепломережі
Основними документами, що містять загальні положення про організацію діловодства є:
- Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади;
- ДСТУ ISO 15489-1-2007 СИБИД. Управління документами. Загальні вимоги raquo ;.
У ТОВ ??laquo; Тепломережі розроблені нормативні документи, що регламентують раціональний розподіл обов'язків і повноважень по обробці, розгляду, узгодження та підписання/візуванням документів. Це:
- Статут про ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції;
- Організаційна структура і списковий склад співробітників ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;;
- Наказ про розподіл обов'язків між керівником ТОВ ??laquo; Тепломережі та його заступниками.
Основним нормативним документом з діловодства будь-якого підприємства є інструкція з діловодства.
Інструкція з діловодства - правовий акт, що встановлює технологію створення або одержання документів, їх обробки, зберігання та використання в поточній діяльності установи.
Інструкція з діловодства розробляється на основі: державних стандартів на документи; основних правил роботи відомчих архівів; переліків документів із зазначенням строків зберігання.
Нормативні акти в області діловодства не визначають структуру інструкції та її типове зміст, відсутні і методичні документи з її розробки, тому при відсутності типової інструкції працівники служби ДОУ стикаються з безліччю труднощів при розробці конкретної інструкції з діловодства для своєї організації.
Основними розділами інструкції можуть бути наступні: загальні положення. Підготовка службових документів. Оформлення окремих видів документів. Порядок погодження документів. Порядок посвідчення документів. Виготовлення документів за допомогою комп'ютерної техніки. Організація документообігу. Контроль виконання документів. Робота виконавця з документами. Організація зберігання документів.
Призначенням Інструкції з діловодства є встановлення загальних правил і єдиного порядку документування та організації роботи з документами в установі.
Табель уніфікованих форм документів організації - це перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, за характеристикою їх юридичного статусу, основних етапів підготовки та проходження.
На початковій стадії розвитку організації керівник, як правило, замикає на собі вирішення всіх питань. Але в процесі зростання організації, зосередившись на більш глобальних, стратегічних питаннях розвитку бізнесу, керівнику неминуче доводиться передавати частину своїх повноважень працівникам. У цьому випадку виникає необхідність врегулювання порядку роботи з документацією, управління персоналом та інших питань, які раніше лежали на плечах керівника. Вирішення цього питання зазвичай починається з видання внутрішніх (локальних) документів.
Чітке розуміння кожним працівником поставленого перед ним завдання та порядок її розв'язання створює здорову робочу атмосферу в колективі, а визначення функцій структурних підрозділів і порядок їх взаємодії необхідні для ефективного управління організацією.
Однак, як і в будь-якій справі, слід керуватися правилом - краще один раз добре продумати систему і потім довгі роки користуватися її результатами, прикладаючи мінімальні сили, ніж кожен раз індивідуально вирішувати виникаючі проблеми. При наявності великої кількості локальних нормативних актів в організації, це правило особливо актуально, так як плутанина в питаннях їх реєстра...
