;
В· письмові звіти;
В· перевірки;
Кожна з перерахованих форм має свою специфіку, але при використанні будь-якої з них необхідно дотримуватися одна вимога - не обмежуватися розмовами про виконанні, а давати об'єктивну оцінку стану справ, намічати і домагатися здійснення конкретних заходів.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам або іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються в контрольній картці і на самому виконаному документі.
2.4. Передача документів до архіву.
Виконані облікові документи зберігаються в архіві. Зберігання документів відіграє значну роль у справі правильної постановки бухгалтерського обліку. Раціональна система зберігання забезпечує не тільки цілісність і збереження документів протягом встановлених законом строків, а й можливість користування ними в будь-який момент для всякого роду довідок.
Підлягають здачі в архів документи попередньо розташовуються в зручному для відшукування порядку і підшиваються або переплітаються в особливих папках, іменованих справами. p> Розміщення в справах документів залежно від їх характеру і призначення проводиться за тим чи іншим з таких ознак:
В· За предметною ознакою (з питань, за операціями, наприклад, касові документи, матеріальні документи, договори, замовлення, кошториси);
В· За кореспондентському ознакою (тобто за найменуваннями організацій, до яких відносяться дані документи);
В· За хронологічним ознакою (по місяцях, а в межах місяців - по днях);
В· За номерами документів.
Здавання справ в архів з структурного підрозділу проводиться за графіком, який складається працівником архіву і узгоджується з керівниками структурних підрозділів. Ця робота проводиться щорічно. Справи з постійним терміном зберігання і терміном зберігання понад 10 років, а також з особового складу, здаються в архів за описом.
Справи приймаються працівником відомчого архіву в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках описів навпроти кожної справи робиться відмітка про наявність кожної справи. У кінці опису робиться засвідчувальний напис із зазначенням цифрами і прописом кількості справ, які передані, із зазначенням відсутніх номерів. Під заверительной написом ставиться печатка, дата прийому-передачі та підписи осіб, складових її. Звірені описом справи підбираються і ув'язуються в архівні зв'язки завтовшки до 20 см. Справи укладаються за зростанням номерів, корінцями на обидві сторони.
Справи тимчасового зберігання до 10 років передаються до відомчого архіву за номенклатурою справ. Так як у багатьох установах архіви не мають достатніх площ, дозволяють зберігання цих справ центральної службою діловодства або структурним підрозділом до закінчення терміну зберігання, після чого справи підлягають знищенню в установленому порядку (Див. додаток № 3).
Секретарем організації через 2 роки проводиться обробка справ і перекладання їх в інший шафа, яка утворює початок майбутнього архіву.
Архіви в Залежно від обсягу та характеру зберігається в них матеріалу поділяються на центральний або загальний і місцеві (поточний).
У центральному архіві зберігаються справи закінчених звітних періодів (минулих років). У місцевих архівах зберігаються справи по закінчених операціях поточного звітного періоду (поточного року).
Порядок користування документами з архіву:
1. Для отримання документів для подальшої роботи з архіву, обов'язково дозвіл керівника підприємства. p> 2. Категорично забороняється робити на документах позначки, загинати листи, знімати копії без дозволу керівника, переводити креслення через кальку.
3. Співробітникам, працюють в даній організації, документи видаються під розписку без права виносу за межі установи.
4. Документи за письмовими запитами видаються довірчим особам за дорученням. p> 5. При знятті копії з документа, який знаходиться в архіві, на оригіналі проставляється, коли і кому була видана копія.
6. Особи, які працюють з документами архіву, несуть повну відповідальність за збереження документів. У разі порушення - притягнуто до відповідальності у встановленому законом порядку.
ВИСНОВОК
Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.
Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом та актами державного управління, тому воно є одним з засобів зміцнення законності і контролю.
Ві...
