н, їх структурі;
- дані про умови надання знижок при укладанні контрактів.
8. Науково-дослідна і дослідно-конструкторська діяльність:
- пріоритетні напрямки проведення досліджень;
- відомості, розкривають новації розроблюваних виробів, процесів (до моменту отримання патенту);
- найважливіші конструкційні характеристики розроблюваних виробів.
9. Запитання збереження державної (службової та комерційної) таємниці. Забезпечення безпеки інформації:
- відомості про організації роботи щодо забезпечення збереження державної таємниці (Безпеки інформації);
- відомості про допуск персоналу організації до секретних робіт (документам).
10. Інші відомості:
- відомості, які можуть бути зараховані до службової (комерційної) таємниці на законних підставах і виходячи із специфіки діяльності організації.
2.2. Організація роботи по захисту конфіденційних документів від
несанкціонованого доступу.
У всіх життєвих ситуаціях слід неухильно виконувати одне правило: утримання службових документів, тим більше конфіденційних, не підлягає розголошенню. Про це не слід говорити ні з близькими друзями, ні з домочадцями, ні тим більше зі випадковими людьми - взагалі де б то не було в позаслужбовій обстановці і в неробочий час. Мотивація тут проста і зрозуміла. З одного боку, подібні розмови можуть бути витлумачені оточуючими без належного розуміння. Але є й серйозніші доводи. Наприклад, поширюючись в невідповідній обстановці про змісті вигідного (або, навпаки, не надто вигідного) контракту або про особливостях ділових контактів з іншими організаціями в майбутньому році, вже закладених у проекти планів і угод, ви тим самим сприяєте - нехай мимоволі - розголошенню службової та комерційної таємниці. Надавати інформацію про зміст службових документів особам не мають до розголошувати інформацію прямого відношення, рядовим співробітникам дозволяється тільки з відома начальника.
Виходячи з вищесказаного, слід гранично обережно і уважно поводитися з документами, що містять відомості конфіденційного характеру. З цією метою в організації планується і здійснюється комплекс спеціальних заходів, спрямованих на захист зазначених документів (інформації) від несанкціонованого доступу (розголошення, втрати і т. п.).
Як правило, подібний комплекс заходів включає в себе:
- встановлення правил причислення тієї чи іншої інформації (у вигляді звичайних або електронних документів) до конфіденційної;
- розробку та періодичне уточнення документів, що регламентують порядок і правила звернення співробітників організації з конфіденційними документами;
- обмеження і розмежування доступу різних категорій співробітників до конфіденційної інформації;
- забезпечення відповідних умов для обліку, зберігання, обігу конфіденційних матеріалів і повсякденної роботи з ними, забезпечують їх надійне збереження;
- застосування та постійне вдосконалення засобів захисту конфіденційної інформації;
- здійснення постійного контролю за станом системи захисту конфіденційної інформації та повноти здійснення відповідних заходів;
- періодичне ознайомлення співробітників організації з вимогами керівних документів з питань збереження в таємниці конфіденційних документів і відомостей;
- навчання Співробітників служби забезпечення безпеки найбільш ефективним методам роботи.
Великі масштаби В«Закритого діловодстваВ» породжують ряд проблем, пов'язаних, насамперед, з розмежуванням і обмеженням доступу посадових осіб до документів конфіденційного характеру, організацією особливого порядку їх обліку та зберігання, обладнанням спеціальних приміщень для роботи з ними. Світові витрати на забезпечення безпеки конфіденційної інформації щорічно сягають сотень мільйонів доларів, і це - життєва необхідність.
Робота по забезпечення збереження конфіденційних документів і відомостей, що містяться в них, як правило, організується і здійснюється одним із заступників керівника служби документаційного забезпечення управління. У його підпорядкуванні, у свою чергу, знаходяться фахівці, які відповідають за окремі напрямки в роботі щодо забезпечення збереження зазначених документів і відомостей. Фахівці щодо забезпечення збереження конфіденційних документів здійснюють у процесі роботи кілька основних функцій, в тому числі:
- організаційну;
- контрольну;
- інформаційну;
- методичну.
Відповідальність за організацію і ведення відповідної роботи в структурних підрозділах організації, де мають ходіння конфіденційні документи, несуть керівники цих підрозділів. Саме вони стежать за створенням і підтримкою нормальних умов роботи з конфіденційними документами на місцях. До числа найважливіших умов належать такі:
- робота з подібними документами повинна проводиться тільки в спеціально відведених для цього і відпов...
