ичується велика кількість нормативно-довідкової інформації, яка постійно оновлюється. Зберігати всю документацію дуже незручно, тому що, як правило, за оновленням документів стежить одна людина, які зазвичай її і зберігає, а всі інші співробітники користуються тільки лише копіями й ніколи не можна бути впевненим у тому, що дана копія - діюча.
Сучасні інформаційні технології, що дозволяють створювати, поранити, обробляти інформацію і забезпечувати ефективні способи її подання споживачеві, є важливим фактором життя суспільства і засобом підвищення ефективності управління всіма сферами суспільства.
Електронні бібліотеки документів вирішують проблему централізованого зберігання всіх важливих документів і забезпечують простий доступ до інформації, важливо зауважити також, що кожен співробітник бачить тільки ті документи, які необхідні саме йому для роботи.
Зберігання в СЕД всіх регламентів та інструкції робить роботу з ними дуже зручною та швидкою і в той же час забезпечує відповідність робочого процесу кожного співробітника існуючим правилам і нормам, регламентам і законам [9].
СЕД або система електронного документообігу - це автоматизована система управління корпоративним документообігом. Автоматизація дозволяє скоротити час на обробку документів, а також знижує ризики випадкової втрати даних, крім того, СЕД дозволяє керівництву контролювати виконання управлінських рішень.
Основні завдання системи електронного документообігу:
весь вхідний, вихідний і внутрішній корпоративний документообіг реєструється в системи, яка дозволяє контролювати рух і виконання документів;
корпоративний документообіг стає прозорішим, так СЕД дозволяє працювати в одній інформаційній базі;
документи реєструються одноразово. Система дозволяє зберігати різні редакції документів;
виключається можливість дублювання документів;
СЕД дозволяє автоматизувати бізнес-процеси обробки та виконання документів. При створенні будь-якого документа автоматично запускає бізнес-процес, який формалізується і дозволяє організувати і контролювати виконання документа;
підтримується обмін даними та інтеграція з іншими обліковими системами.
Додаткові можливості СЕД:
автоматизація документообігу дозволяє створити систему звітів за реквізитами або статусам документів;
впровадження системи електронного документообігу дозволяє організувати систему швидкого пошуку документів. Володіючи мінімальною інформацією, співробітники компанії, можуть в лічені хвилини знаходити потрібні документи;
- автоматизація дозволяє розмежувати права користувачів, тим самим захищаючи дані від можливих некоректних змін. Крім того, автоматизовані системи корпоративного документообігу відстежують зміни документів;
підтримується обмін даними і інтегруються з іншими обліковими системами;
інтеграція з електронною поштою, кожен документ, отриманий по електронній пошті, також реєструється в програмі.
Головний ефект автоматизації - це скорочення часу на обробку документів. Щоб знайти документ в кіпі паперів, витрачається не 1:00. Простота системи пошуку та організації папок СЕД забезпечує швидкий доступ до потрібних даних.
Так як всі співробітники (включаючи віддалені підрозділи) будуть працювати в одній інформаційній базі, а передача документів займе лічені секунди.
Впровадження СЕД, як правило, призводить до якісно нових змін на рівні виконання управлінських рішень. За обробку кожного документа призначений відповідальний співробітник, призначено час здачі роботи. Всі ці процеси дозволяють підвищити прозорість виконання завдань, зростає продуктивність праці.
Чим більша компанія, тим більше об'єм вхідних документів. Несвоєчасна обробка важливого вхідного документа може спричинити за собою втрату клієнта або інші наслідки. Досить оцінити можливі витрати на відновлення втрачених даних. Як правило, системи електронного документообігу окупаються за рахунок поліпшення системи контролю і управління персоналом, за рахунок чого збільшує ефективність роботи співробітників.
Як і впровадження будь-яких інших систем автоматизації, впровадження СЕД може викликати протидію з боку співробітників компанії. Співробітники звикли працювати по-старому, і переходити на нову систему - це стрес, який можна подолати роз'ясненням того ефекту автоматизації, який отримають безпосередньо самі співробітники (буде легше обробляти документи, знаходити і реєструвати дані).
Крім того, протидія викликано тим, що автоматизація до...
