З ВИКОРИСТАННЯ СИСТЕМ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ ОРГАНАМИ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ
2.1 Документообіг органів влади
Відповідно до положень ФЦП «Електронна Росія» та Концепцією формування в Російській Федерації електронного уряду до 2010 року, перед органами державної влади та місцевого самоврядування стоять завдання створення умов для підвищення якості надання державних послуг з використанням сучасних інформаційних технологій (впровадження електронного документообігу, створення порталів держпослуг і т. п.).
Можливості системи електронного документообігу дозволяють вирішити цілий комплекс завдань з автоматизації документообігу та інших напрямків роботи органів влади.
Завдання, які вирішуються:
) забезпечити скорочення трудовитрат і часу на обробку та підготовку документів, прийняття управлінських рішень;
) підвищити рівень виконавської дисципліни та спростити механізм її контролю;
) забезпечити оперативність (дотримання встановлених законодавством строків) надання послуг населенню;
) прискорити взаємодію з підвідомчими організаціями, іншими органами влади, підрозділами, розташованими в інших містах або віддалених офісах;
) забезпечити відкритість і доступність інформації про діяльність органів державної влади та місцевого самоврядування, а також надаються ними послугах;
) знизити витрати органів влади на забезпечення взаємодії між собою і з населенням.
Для вирішення даних задач федеральним і регіональним органам законодавчої і виконавчої влади, а також органам місцевого самоврядування має сенс організувати:
) Електронний документообіг всередині організації:
· всі документи (вхідні і вихідні) зберігаються в єдиній системі - формується єдиний інформаційний простір організації незалежно від територіальної віддаленості підрозділів;
· ймовірність втрати документів при безпаперовому документообігу знижується до мінімуму на відміну від роботи з паперовими документами;
· на пошук необхідного документа потрібно всього кілька хвилин - кошти атрибутивного пошуку забезпечують швидке знаходження електронного документа навіть за неповними реквізитами, а при введенні системи штрих-кодування можливий моментальний пошук за штрих-кодом;
· узгодження документів і прийняття рішень за документами займає від кількох годин до 2-3 днів, навіть якщо один узгоджувальний сидить в Калінінграді, а другий - у Владивостоці;
· учасники процесу узгодження мають доступ до рецензій інших узгоджувальних, а також до версій документа;
· економляться час і ресурси для забезпечення взаємодії співробітників усередині організації за рахунок автоматизації службових записок, заявок, внутрішніх правил руху документів, призначення доручень і формування звітів по виконавській дисципліні, швидкого та контрольованого ознайомлення співробітників з новими документами, спрощення управління документообігом;
· зі зверненнями громадян робота ведеться оперативно і чітко з дотриманням термінів - вони також заносяться в систему, яка направляє їх по закладених у неї регламентам і контролює терміни підготовки у відповідь рішень;
· документи можуть бути навіть підписані в електронному вигляді при використанні в організації ЕЦП (електронного цифрового підпису);
· керівники різних рівнів мають цілісну картину процесів, що відбуваються.
) Міжвідомчий електронний документообіг:
· документи з одного відомства (організації) в інше передаються за лічені хвилини: наприклад, з органу виконавчої влади краю до органу місцевого самоврядування крайового центру розпорядження губернатора надходить через кілька хвилин після підписання;
· знижуються витрати на забезпечення взаємодії між різними органами влади, спрощується адміністрування цього процесу;
· з'являються?? нструменти для відстеження термінів надання іншими органами влади даних і документів, необхідних для прийняття рішень і надання держпослуг;
· документи можуть бути навіть підписані в електронному вигляді при використанні в організаціях ЕЦП (електронного цифрового підпису) - передача підписаних ЕЦП документів може вважатися достатньою і не вимагати дублювання паперовими документами;
· пошук документів, незалежно від організації їх підготувала, займає кілька хвилин, якщо міжвідомчий документообіг двох і більше організацій реалізований в єдиному інформаційному просторі - всі організації працюють факт...
