бітників канцелярій, секретаріатів, для діловодів:
- швидка і зручна реєстрація документів за допомогою розгорнутої системи різних довідників;
- відстеження ходу виконання резолюцій;
- зручний і швидкий пошук по будь-яких реквізитах реєстраційної картки (РК) як документів, так і їх проектів;
- журнал передачі документів, внутрішні та зовнішні реєстри відправки;
- формування звітності.
Система В«ДІЛОВ», масштабована і гнучка в налаштуванні, легко адаптується до специфіки документообігу в організаціях будь-якого розміру від одиниць до тисяч робочих місць. Забезпечує необхідний рівень конфіденційності інформації та відповідність усім нормативним вимогам як російського діловодства, так і міжнародних стандартів (ISO 15489 "Інформація та документація - Управління документамиВ» та ISO/IEC 17799:2000 В«Інформаційні технології - Практичний посібник з управління інформаційною безпекою В»). [11, 13]
Автоматизована система В«ДЕЛОВ»:
1. Забезпечує захищений електронний документообіг з використанням електронного цифрового підпису (ЕЦП) і спеціальних криптографічних засобів. Компанія В«Електронні Офісні СистемиВ» володіє всіма необхідними сертифікатами ФСБ для використання засобів захисту інформації в своїх продуктах.
2. Надає можливості масового переведення паперових документів в електронний вигляд і приміщення їх в базу даних системи за допомогою опції "Потокове сканування".
3. Підтримує повний цикл роботи з проектами документів, у тому числі їх маршрутизацію і версійність.
4. Дозволяє працювати з документами як у локальній мережі, так і віддалено - через Інтернет (В«ДІЛО-WEBВ»).
5. Має відкриту архітектуру і надає можливість інтеграції з іншими програмними засобами як компанії ЕОС, так і інших виробників програмних продуктів. p> Система В«ДІЛОВ» - тиражований "Коробковий" продукт. Вона без будь-яких замовних доробок вирішує завдання автоматизації діловодства та електронного документообігу більшості організацій. За допомогою гнучкої системи довідників легко може бути встановлена ​​і налаштована фахівцями замовника.
1.8 Система автоматизації діловодства на базі "АС-Архів",
розробник - компанія В«АСВ»
Система призначена для автоматизації реєстрації, обробки та контролю виконання документів для організацій різних сфер діяльності, в тому числі і державних структур.
В«АС-АрхівВ» [4] забезпечує вирішення таких основних завдань:
1. Введення документів. Можливість сканування паперових документів з робочого вікна програми і введення його електронної копії документів у сховище електронного архіву; пакетний введення документів з файлової системи.
2. Реєстрація та облік документів. Реєстрація та облік вхідних, вихідних і внутрішніх документів з використанням системи атрибутів і правил каталогізації документів відповідно до нормативами організації діловодства. Єдина система обліку паперових і електронних документів.
3. Ведення номенклатури справ. Створення та оформлення номенклатури справ організації, формування описів справ; облік місцезнаходження та видачі справ і паперових документів.
4. Зберігання та облік електронних документів. Підключення до архіву електронних документів будь-яких форматів; багатокористувацький доступ до документів.
5. Систематизація документів в електронному каталозі. Управління взаємозв'язками між документами на основі ієрархії і посилань між документами; робота зі складно-структурованими документами і комплектами документації.
6. Контроль виконання. Забезпечення можливості призначення завдань для карток документів, визначення виконавців документів, реєстрації інформації про поточний виконанні документа, побудова звітів з контролю виконання.
7. Гнучкий пошук. Швидкий пошук з використанням універсального візуального механізму; пошук по тексту документів; комбінування умов і видів пошуку з використанням логічних операторів, можливість зберігати запити і виконувати друк результатів пошуку.
8. Захистів а документів. Забезпечення конфіденційності документів, атрибутивної та службової інформації; - розмежування прав доступу до документів, карток документів і дій, захист від ненавмисного видалення, протоколювання роботи користувачів.
9. Організація електронного діловодства. Електронне діловодство дозволяє істотно підвищити ступінь централізації інформаційних ресурсів підприємства. Не просто автоматизувати, а провести уніфікацію і синхронізацію найбільш трудомістких і рутинних операцій з обробки потоків документів.
Організація електронного діловодства та документообігу [18] дозволяє забезпечити такі переваги як:
- істотне прискорення пошуку документа по будь-яких параметрах, пошук по тексту документа;
- схоронність документів завдяки централізованому зберіганню електронних версій, виняток втрати документів;
-...
