ння причини незадоволення прохання;
3) констатація відмови або відхилення пропозиції.
Службове листування. Інша важлива частина ділового - етикету службове листування звичайно, кожне ділове лист повинен бути строго індивідуально.
На нього накладають відбиток насамперед адресат, конкретна си-туація, особистість і посаду пише. Підхід до вирішення питання, яким має бути діловий лист, припускає певну частку творчості, але тим не менше, існують і загальні правила ділового листування. Позначимо найбільш істотні моменти цієї проблеми. p> Листування це спілкування в мініатюрі, оволодіння це і праця, часом нелегкий, і мистецтво. Тямуща ділове листування сприяє збільшенню обороту фірми, підприємства, поліпшенню взаємозв'язку різних служб, підвищенню кваліфікації, встановленню міцних зв'язків зі споживачами.
Одна з головних вимог до письма: воно має бути недовгим. Якщо хочете, щоб ваш лист прочитали, намагайтеся вкластися на півтора сторінках машинописного тексту, а ще краще на одній сторінці. Хороший лист, як і виступ, має бути чітким і ясним це друга вимога до листа. Намагайтеся уникати в діловому листі багатоскладових, незрозумілих (іноземних, суто спеціальних) слів і вираженні це третє правило написання ділового листи це ж правило передбачає і складання листів короткими реченнями, в яких чітко і ясно сформульовані основні думки автора. Лаконічні листи, написані короткими словами, характеризують пишучих як хороших співрозмовників, які володіють мистецтвом спілкування. У листах не повинно бути зайвих прикметників, прислівників, що часто робить стиль зайво В«квітчастимВ». Таким слогом найчастіше за все користуються в країнах Сходу.
Лист повинен відображати індивідуальність учасника, відділу або компанії, де він працює. З листа повинно бути ясно, що це за компанія, чим вона займається, чи міцно стоїть на ногах і т. д. Це ще одна вимога до службового листа.
Але навіть при такому, здавалося б стандартному підході, залишається великий простір для творчості. Насамперед думайте про адресата, намагайтеся дізнатися його інтереси, у свою чергу прикладіть сили, щоб зацікавити його, так донести до нього супь питання, щоб ваше лист запам'ятали. Допоможе вам вирішити ці та інші проблеми почуття гумору. Лист, написаний з почуттям гумору, як правило, швидше читається і міцніше запам'ятовується. Воно допоможе завоювати майбутнього клієнта. Такий лист показує одержувачу, що його готувала особистість.
При діловому листуванні треба пам'ятати, що враження, вироблене листом на адресата, залежить від таких В«дрібницьВ», як конверт, бланк фірми, зміст листа. Не пошкодуйте часу, якщо навіть вам здається, що лист написано бездоганно, відкладіть його відправку ще на деякий час, перечитайте ще раз. Як правило, знайдуться неточності, зайво емоційні вирази. Виправте їх, а вже потім відправляйте. Особливо важливо дотримання того правил при відповідях на скарги клієнта. Не прагніть відписатися, звільнитися від клієнта це непрощенна помилка. Невдоволення клієнта роботою фірми поширюється в 100 разів швидше, ніж добра слава про ній.
Постарайтеся починати лист дружньо це викликає у одержувача добрі почуття до автора. Особистісні штрихи додадуть вашому посланню велику значимість. Цьому сприяє також розмовний стиль письма.
Вила ділової кореспонденції.
Фахівці по листуванню ділять кореспонденцію на шість видів:
• торговельні угоди, угоди і інша подібна кореспонденція;
• відповідні листи з вдячністю;
• привітання;
• вибачення.
• вимоги та запити,
• співчуття.
Ці шість видів листів у свою чергу ділять на дві категорії: формальні і неформальні.
Службові записки теж поділяються на види:
• розпорядження з кадрових питань, внутрішнього розпорядку установи, правила роботи;
• подяки та привітання;
• нагадування, прохання, проведення заходу. У неформальній діловій переписці часто використовуються скорочення, односкладові слова і прикметники: вони створюють враження близького знайомства, теплоти, взаємної симпатії. Такі прикметники, як добросердий, умілий, чуйний, дивовижний, прекрасний і т. п., зближують автора листа і його адресата. Вони передають емоційний состояние. Показують, наскільки об'єктивний або суб'єктивний автор листа, може бути, він готував його, керуючись лише емоціями.
Існує багато способів підготовки кореспонденції, але виділимо найбільш загальні питання:
Що потрібно потенційному клієнту? Ка кови його основні турботи? Які сумніви його турбують? Які його фінансові міркування? Чи були у нього які-небудь проблеми, які турбують його до цих Порр?
Які у нього цілі?
І ще один немалозначащій момент: лист повинен будуватися за такою схемою увагу інтерес прохання дію.
Треба...
