розпорядча частина починається зі слова ПРОПОНУЮ.
4. Порядок підготовки та оформлення інформаційно-довідкових документів
Процес прийняття управлінських рішень грунтується на зборі та обробці інформації про фактичний стан справ у системі управління. Найважливіше місце серед системи організаційно-розпорядчих документів займають інформаційно-довідкові документи.
Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору по системі управління :
В· від працівника до керівника підрозділу,
В· від керівника підрозділу до керівника організації,
В· від підвідомчої організації у вищу.
Інформаційно-довідкові документи ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. За допомогою цих документів доводяться до відома керівництва інформація про стан справ в організації, установі, на підприємстві. Вони носять допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язковими до виконанню на відміну від них. Інформація, що міститься в них, може служити підставою для видання розпорядчих документів або може бути лише прийнята до відома.
Інформаційно-довідковими є переважна більшість документів, що відправляються з установ та фірм і направляються ним.
До інформаційно-довідкових документів належать:
В· протокол;
В· довідка;
В· доповідна і пояснювальна записка;
В· пропозиція;
В· службова записка;
В· зведення;
В· висновок, відгук;
В· перелік і список
В· акт;
В· телеграма і телефонограма, факс;
В· листи.
Розглянемо правила підготовки та оформлення деяких з них.
Доповідна записка- документ, адресований керівнику даного чи вищого установи та інформує його про сформовану ситуацію, що мав місце явищі або факті, про виконану роботі, містить висновки та пропозиції укладача.
Залежно від адресата доповідні записки поділяються на
1. Внутрішні. p> Доповідні записки, що подаються керівнику структурного підрозділу або керівнику установи, оформляються на простому аркуші паперу за типом загального бланка. Машинописним способом відтворюються реквізити: найменування структурного підрозділу-автора, вид документа (Доповідна записка), дата. Підписує внутрішню доповідну записку укладач.
2. Зовнішні
Зовнішня доповідна записка, адресується до вищестоящих інстанції, оформляється на загальному бланку установи і підписується керівництвом і включає такі реквізити:
В· найменування організації;
В· найменування виду документа;
В· дата та реєстраційний номер;
В· місце складання або видання;
В· адресат;
В· заголовок до тексту;
В· текст;
В· підпис.
Службова записка - документ, за призначенням близький доповідній записці, але складається працівником або керівником підрозділу на ім'я керівника або фахівця іншого підрозділу.
Службові записки складаються з питань матеріально-технічного, інформаційного, господарського забезпечення та ін
Службова записка оформляється на стандартному аркуші паперу і адресується керівнику структурного підрозділу або іншій посадовій особі.
Обов'язковими реквізитами службової записки є:
В· найменування організації;
В· найменування структурного підрозділу;
В· найменування виду документа;
В· дата та реєстраційний номер;
В· місце складання або видання;
В· адресат;
В· заголовок до тексту;
В· текст;
В· підпис.
Текст службової записки, як правило, складається з двох частин - Обгрунтування (виклад причин складення) і пропозиції, прохання, заявки та т.п.
Службова записка підписується укладачем або керівником підрозділу.
Акт - документ, складений кількома особами для підтвердження встановленого факту, події, дії.
Найчастіше акти складаються комісіями як постійно діючими, так і призначуваними розпорядчим документом (зазвичай наказом).
В окремих випадках акт може бути складений одним уполномо ченним особою або кількома посадовими особами. Приводи для складання акта можуть бути різними, звідси і велика кількість різновидів актів:
В· акти ліквідації (установ, підприємств, організацій);
В· прийому-передачі (при зміні керівництва, передачі справ, матеріальних цінностей і т.д.);
В· дегустації;
В· прийому об'єктів;
В· проведення випробувань;
В· знищення справ, зіпсованих товарів і т.п.;
В· списання;
В· інвентаризації;
В· ревізії;
В· розслідування нещасних випадків, аварій та ін
Якщо немає встановленої нормативним документом форми акта, то незалежно від різновиду вони складаються за єдиною схемою.
Акт оформляється на загальному бланку. Дата і міс...
