це складання, проставляються в бланку акту, повинні відповідати даті і місцю актіруемого події.
Затвердження оформляється грифом відповідно до встановленими вимогами.
Текст акту ділиться на три частини:
1. Введення
Текст введення у всіх актах формалізований. У ньому вказується підставу для складання акта (розпорядчий документ, нормативний документ, договір тощо), перераховуються особи, складові акт (можуть бути зазначені і присутні при цьому особи). Починається ця частина акта словом В«ПідставаВ», яке друкується через 2-3 інтервалу після заголовка, з абзацу. Після слова В«ПідставаВ» ставляться дві точки і вказується найменування розпорядчого документа в називному відмінку, його дата, номер і заголовок.
З нового рядка прямо від полів з великої літери пишеться слово В«СкладеноВ» і далі перераховуються прізвища з ініціалами укладачів акту або склад комісії.
Прізвища членів комісії і присутніх розташовуються по алфавіту. У назву посади входить і назва установи. p> 2. Констатуюча частина. p> Констатуюча частина починається з абзацу. У ній викладаються цілі, завдання і істота роботи, виконаної укладачами акта, встановлені факти, результати. Констатуюча частина може бути оформлена таблицею. p> 3. Висновки. p> У заключній частині акта робляться висновки або даються рекомендації. Ця частина тексту не обов'язкова. Акт може закінчуватися і констатацією фактів.
Кількість примірників акта визначається наявністю зацікавлених у цьому документі сторін або нормативними документами, що регламентують його складання. У цьому випадку після тексту перед підписами вказують кількість складених примірників акта і їх місцезнаходження. Ця частина акта також не обов'язкова.
Завершують текст акту підпису. Акт підписують голова і всі укладачі. При підписанні посади перед прізвищами не вказуються. p> Якщо будь-хто з укладачів не згоден з актом, він підписує його із застереженням про свою незгоду. Його особливу думку оформляється на окремому аркуші і додається до акта.
Службові листи - узагальнене назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами, повідомлення чого-небудь, повідомлення про чим-небудь.
Службові листи застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності, звідси випливає різноманітність змісту листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, роз'яснення, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги тощо
Так як службові листи виступають сполучною ланкою між підприємствами, установами та організаціями, вони займають до 80% вхідної та вихідної документації установи. Тому, прагнучи до скорочення документообігу, перш за все слід звернути увагу на обгрунтованість складання цієї групи документів. Лист повинен складатися тільки в тих випадках, коли неможливо вирішення питання при усному спілкуванні (зняття питання по телефону або в особистій розмові).
Текст службового листа повинен бути простим, тобто висвітлювати одне питання. Це не тільки спростить технічні операції з обробки листа в установі-одержувачі (насамперед реєстрацію, контроль, формування у справи), але й прискорить виконання документа, оскільки за наявності у листі кількох питань знімається копія або встановлюється черговість виконання питань. Тому якщо з одним адресатом треба вирішити кілька питань, за кожному слід скласти окремий документ. Кілька питань викладаються у одному листі тільки у разі їх взаємопов'язаності.
Текст листа, як правило, складається з двох частин.
В· У першій частині викладаються мотиви, що спонукали скласти документ, тут же можуть бути зроблені посилання на рішення вищестоящих органів, які були підставою складання листа.
В· У другій частині викладається основна частина документа, заради якій він складався: висновки, прохання, пропозиції, зауваження і т.п.
Головна мета службового листа - спонукати до дії, переконати, показати, роз'яснити. Це досягається ясністю, чіткістю і стислістю тексту. Слова повинні точно відображати зміст. Багатослівність заважає виділити суть документа.
Наведені факти повинні бути об'єктивні, обов'язково впорядковано, цифрові дані - точні. Тон листи повинен бути нейтральним .
Листи оформляються на спеціальному бланку для листів. Укладач документа крім тексту повинен сформулювати заголовок листа (для формату А4), що відповідає на питання В«про щоВ», вказати адресат, посаду, прізвище та ініціали підписує, своє прізвище, ім'я, по батькові та номер телефону (реквізит В«Позначка про виконавцяВ»), перевірити наявність додатків (якщо вони є). p> Якщо лист направляється більш ніж в 4 адреси, його упорядник зобов'язаний подати список на розсилку.
Листи, відправлені з установи, діля...
