монологу, регламентована за часом.
Обов'язковими реквізитами телефонограм є найменування установи (фірми) адресанта і адресата, реквізити В«від когоВ» і В«комуВ» з зазначенням посади, прізвища, імені та по батькові посадових осіб, номери, дати і часу передачі і прийому телефонограми, прізвища передали та прийняли телефонограму, номерів телефону, текст і підпис.
Телефонограма повинна мати заголовок. Він складається як для службового листа, тобто повинен починатися з іменника в предложном відмінку з прийменником В«оВ» або В«проВ», наприклад: В«Про зміну часу засідання редколегії В»,В« Про прибуття учасників семінару В».
Телефонограми пишуться телеграфним стилем, тобто коротко, ясно, точно, однозначно, простими реченнями. Допускається двоскладова композиція телефонограми: в першій частині констатуються факти, що спонукали дати телефонограму, у другій - здійснювані дії. Як правило, текст телефонограми викладається від першої особи (наприклад: В«Нагадуємо ...В», В«Повідомляємо ...В», В«Попрошу вислати ...В»). p> Щоб упорядкувати фіксацію переданих і прийнятих телефонограм і усунути можливу неповноту і неточність їх передачі та запису через недбалість виконавців, рекомендується мати під рукою чисті бланки приблизно такої форми:
В
телефонограми
Адресант Адресат
Найменування Найменування
№ ... дата ... № ... дата ...
Час передачі Час прийому
... годину ... хв. ... Годину ... хв.
Передав (а) Прийняв (а)
Тема телефонограми
(Підпис)
В
Правила ведення ділової телефонної розмови, коли телефонуєте ви
Коли вам прийшла в голову думка подзвонити, чи не хапайтеся відразу за телефонну трубку. Перед кожним дзвінком бажано відповісти собі на три питання:
1) чи є однозначна потреба дзвонити?
2) чи обов'язково знати відповідь партнера?
3) чи не можна поговорити з партнером при особистій зустрічі?
Набираючи номер абонента, перш за все слід усвідомити собі, з якою метою ви збираєтеся дзвонити:
1) чи хочу я просто підтримати контакт і обмінятися думкою з колегою?
2) чи хочу я дещо пригадати або встановити новий зв'язок?
3) чи хочу я отримати інформацію або передати її?
4) чи хочу я поділитися ідеєю і попросити її оцінити?
5) чи хочу я переконати партнера у своїх намірах і ближче познайомити зі своїми проектами?
Перед тим як подзвонити в інше місто або солідним партнерам корисно накидати на листку паперу основні пункти майбутньої розмови, щоб у хвилюванні або в поспіху не упустити окремі важливі моменти.
Якщо ж справа нетермінове, виникає альтернатива - або телефонувати відразу, або визначити найкращий час для дзвінка і відкласти телефонний розмову до цього моменту.
Оптимальний час для телефонного дзвінка вибирається за трьома ознаками, разом узятим: а) коли, на вашу припущенням, ваш дзвінок буде зручніше для або...
