ні обов'язки і повноваження, а також їх взаємовідношення. Існують три методи визначення обов'язків і повноважень і їх передачі в рамках організації. Кожен співробітник компанії повинен розуміти, що очікується від нього, якими повноваженнями він володіє, якими мають бути його взаємини з іншими службовцями.
Це досягається за допомогою схеми організації, доповненої відповідними довідниками (інструкціями), і розподілу обов'язків.
Організаційні схеми, таблиці. Слухачеві рекомендується побудувати схему структури організації з системою внутрішніх взаємозв'язків. При побудові таких схем необхідно враховувати наступне: схема дає лише загальні контури структури організації; вона повинна бути доступна для розуміння, містити мінімальну кількість деталей; не існує стандартних побудов організаційної структури, кожна фірма має свої особливості. Схема повинна відображати реальну структуру фірми і не бути свого роду теоретичним стандартом. Якщо схему структури важко скласти, то причина може полягати в тому, що сама організація дефектний, тобто з плином часу її структура стала неефективною, громіздкою, а лінії взаємовідносин стали спотвореними.
Позитивна сторона використання схематичних побудов. На підготовчому етапі побудови схеми організації остання повинна бути піддана ретельному аналізу. Таке дослідження саме по собі принесе велику користь, оскільки воно виявляє В«слабкі місцяВ», накладки повноважень, недостатньо керовані ланки виробничого процесу тощо
Схема дозволяє виділити лінії взаємозалежності і відносин всередині організації.
Як джерело отримання інформації схема може бути використана в рамках ознайомлення з діяльністю та структурою управління підприємством (зокрема, новоприйнятих на роботу), а також в якості додаткового наочного матеріалу при вивченні посадових інструкцій. Нею можна скористатися як основу для можливої вЂ‹вЂ‹реорганізації або модифікації структури організації.
Нарешті, схема використовується в якості довідкового матеріалу, дозволяє службовцям підприємства швидко ознайомитися з що відбулися в рамках організації змінами. Для цієї мети структурна схема організації може бути поміщена на дошці оголошень.
Недоліки використання схематична побудов. Це, по-перше, статичність. Схема будови організації швидко застаріває. Вона відображає організацію в певний момент часу, в цьому сенсі вона статична. Але так як бізнес динамічний, то, незважаючи на те що основна структура організації залишається незмінною протягом тривалого часу, в рамках цієї структури виникає багато змін (Наприклад, кадрових), що, природно, вимагає внесення певних замін і доповнень.
друге, в схемі не відображаються неформальні відносини, що знижує її практичну значимість.
Схеми можуть призвести до бюрократизму. Вони по суті негнучкий і відбивають стійкі канали взаємин, але не вказують найбільш раціональних, коротких зв'язків, які дуже часто виникають в процесі діяльності організації.
Нарешті, нерідко виникають труднощі у поданні про рівні значущості. Неправильне враження може виникнути в результаті читання схеми, де на одній горизонтальній лінії показано кілька менеджерів, що нібито має на увазі їх однаковий статус. Тому іноді, досить складно з необхідною точністю позначити реальні відносини, різну значимість посад і положень.
Керівництво (довідник) за організаційної побудови підприємства. Такі види документів часто називаються окремими довідниками чи інструкціями. Вони містять перелік посад з їх докладним описом (часто у формі опису виробничих обов'язків, взаємовідносин, повноважень, відповідних принципів і практики).
Розподіл обов'язків означає визначення масштабу повноважень і міри відповідальності по кожної посади, позначеної на схемі. Тут же міститься опис виконуваних функцій. У документі В«Розподіл обов'язківВ» повинні міститися такі положення: назва посади; відділ, в якому є ця посада; рівень положення; опис виконуваних функцій; обов'язки і права; взаєминах я з керівництвом, колегами та підлеглими; число підлеглих, їх особливості; посаду безпосереднього керівника; особливі повноваження (обов'язки); обмеження у повноваженнях (наприклад, можливість діяти за своїм розсуд, визначення величини грошових коштів).
В
Типи організаційних структур
До цих пір ми розглядали організацію з функціональної точки зору. Однак аналіз взаємовідносин між різними посадами, постами показує, що існує цілий ряд типів організаційних структур, серед яких побудова за принципом відділів (підрозділів) є найбільш простим. Зараз же до питання про організацію ми підійдемо з точки зору розподілу повноважень, виробничих обов'язків. У зв'язку з цим організації можна класифікувати за такими типами побудови управління:
n з лінійною організацією управління;
n з лінійним і функціональним управлінням;
...
