виконання документів і доручень;
- підвищення виконавської дисципліни;
- наведення порядку в роботі з документами;
- скорочення часу на операції з документами;
- перехід до безпаперових технологій.
Таким чином, можна визначити ефективність використання системи електронного документообігу (СЕД) у вузькому сенсі для окремих виробництв і користувачів. У цьому випадку розумно розглядати наступні види ефектів [5]:
) економічний - його показники враховують у вартісному вираженні усі види результатів і витрат, обумовлених реалізацією СЕД. Автоматизація діловодства, автоматизація потоків документів, автоматизація контролю виконання документів і доручень сприяє скороченню помилок, присутніх при ручній праці, прискоренню процесу документообігу, що дає безсумнівний виграш у часі і економію у витратах електроенергії, витрат на оплату машинного часу і т.д .;
2) фінансовий - розрахунок показників цього виду ефекту базується на фінансових результатах використання СЕД, що знаходить відображення в скорочення часу на операції з документами, тим самим знижує тривалість роботи з документами;
) ресурсний - його показниками відображають вплив використання СЕД на обсяг виробництва і споживання того чи іншого виду матеріального ресурсу (електроенергії, трудових ресурсів та ін.). Як вже було сказано, виграш у часі при роботі з документами знизить витрата ЕЛЕКТРОРЕСУРС, трудових ресурсів і т.д .;
) науково-технічний - включає новизну, простоту, корисність СЕД;
) соціальний - його показники враховують соціальні результати реалізації СЕД, що виражаються в зменшенні трудомісткості підготовки і переробки одиниці даних в автоматизованій системі управління документообігом.
Почати процес автоматизації роботи з документами слід з вивчення теоретичних аспектів автоматизації. Робоча група з фахівців з діловодства та інформаційних технологій проводить системний аналіз існуючого порядку роботи з документами, детально вивчивши всі документопотоки в спортивному закладі, функціональні обов'язки працівників, пов'язані з діловодством. Робочими матеріалами такого аналізу є схеми і таблиці, що описують документопотоки і види діяльності на кожній ділянці діловодства. Робота з обстеження завершується підсумковим документом, проектом системи діловодства та електронного документообігу, в якому прописані цілі, завдання, функції та структура інформаційної системи, як в цілому, так персонально для кожного відділу. У проекті системи діловодства та електронного документообігу передбачається єдина автоматизація всіх робочих місць працівників відповідальних за діловодство і документообіг. На основі створеного проекту системи діловодства та електронного документообігу можна або написати технічне завдання на розробку системи автоматизації діловодства та документообігу під індивідуальне замовлення, або знайти вже готову систему.
В результаті впровадження системи електронного документообігу вдається досягти:
- підвищення виконавської дисципліни;
- підвищення продуктивності роботи окремих співробітників і підрозділів в цілому;
- скорочення часу виконання доручень;
- оптимізації маршрутів проходження документів;
- підвищення оперативності отримання необхідної інформації;
- якісного поліпшення контролю різних напрямків діяльності підприємства;
- підвищення оперативності та якості прийняття управлінських рішень за рахунок більш адекватного відображення реальної ситуації в управлінській моделі;
- забезпечення злагодженої роботи всіх підрозділів;
- спрощення роботи з документами, підвищення її ефективності;
- підвищення продуктивності праці співробітників за рахунок скорочення часу створення, обробки та пошуку документів;
- розмежування прав доступу співробітників до інформації.
Економічна ефективність. Останнім часом питання економічної ефективності систем автоматизації піднімаються все частіше і частіше. Кількісно оцінити економічну ефективність від впровадження системи автоматизації досить складно, тому що доводиться враховувати велику кількість факторів і обробляти значний обсяг інформації. Чим складніше і масштабніше система, тим складніше кількісно оцінити її економічну ефективність. На основі емпіричних даних шляхом експертного аналізу в поєднанні з факторним можна досить точно оцінити економічний ефект, але ми не зупинятиметься на математичних викладках і спробуємо виділити основні фактори, що впливають на економічний ефе...
