ться на стадії розробки, він вважається неопублікованим, і права на нього визначаються правами доступу конкретного користувача. Друга стадія - це стадія опублікованого документа, яка може містити: активний доступ, архівний документ короткострокового і довгострокового зберігання, знищення документа.
Коли документ переходить на другу стадію, він вважається опублікованим, і на нього залишається тільки одне право - доступ для читання. Крім права доступу на читання можуть існувати права на переклад опублікованого документа в стадію розробки.
Комплекс завдань автоматизації документообігу повинен володіти наступними функціональними можливостями, що підтримують основні завдання та функції діловодства [3]:
- облікової обробки документів;
- доведення документів до посадових осіб;
- контролю виконання резолюцій;
- підготовки звітних документів діловодства;
- архівування документів та пошуку їх в архівах;
- ведення та використання різноманітних довідників, класифікаторів та шаблонів, необхідних у діловодстві.
До систем електронного документообігу (СЕД) пред'являються такі вимоги як масштабованість, розподіленість, модульність і відкритість.
Масштабованість. Бажано, щоб система документообігу могла підтримувати як п'ять, так, і п'ять тисяч користувачів, і її здатність нарощувати потужність визначалася тільки потужністю апаратного забезпечення, на якому вона встановлена. Виконання цієї вимоги може бути забезпечено за допомогою підтримки індустріальних серверів баз даних, виробництва, які існують практично на всіх можливих програмно-апаратних платформах, забезпечуючи тим самим максимально широкий спектр продуктивності.
Розподіленість. Основні проблеми при роботі з документами виникають в територіально-розподілених організаціях, тому архітектура системи документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків. Причому вони можуть бути об'єднані найрізноманітнішими за швидкістю і якістю каналами зв'язку. Також архітектура системи повинна забезпечувати взаємодію з віддаленими користувачами.
Модульність. Цілком можливо, що замовнику може знадобитися відразу впровадження всіх компонентів системи документообігу, інколи коло розв'язуваних замовником завдань менше всього спектру завдань документообігу. Тому очевидно, що система повинна складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою.
Відкритість. Система документообігу не може і не повинна існувати у відриві від інших програм, наприклад, часто необхідно інтегрувати систему з прикладної бухгалтерської програмою. Отже, система документообігу повинна мати відкриті інтерфейси для можливої ??доопрацювання й інтеграцію [3].
Основні принципи впровадження СЕД. Автоматизація документообігу, на сьогоднішній день, стала не просто засобом оптимізації внутрішніх процесів організації, а нагальною необхідністю в умовах жорсткої конкуренції. Саме автоматизація документообігу дає нові можливості будь-якої організації щодо прискорення роботи, дозволяє випередити конкурентів при прийнятті як оперативних, так і стратегічних рішень. Автоматизація документообігу також необхідна, як автоматизація бухгалтерського обліку в середині дев'яностих років. Причин цьому багато. По-перше, інформацію необхідно обробляти як можна швидше і якісніше, часом інформаційні потоки не менш важливі, ніж матеріальні. По-друге, втрата інформації або її потрапляння в чужі руки може обійтися вельми дорого. Можна виділити ряд проблем, спільних для тих, організацій, де робота з документами ведеться традиційним способом [4]: ??
- накопичується безліч документів, призначення і джерело яких неясні;
- документи та інформація, що міститься в них, потрапляє в чужі руки;
- документи губляться;
- витрачається маса робочого часу на пошук потрібного документа і формування тематичної добірки документів;
- створюється кілька копій одного і того ж документа - на папір і копіювання документів витрачатися чимало коштів;
- на підготовку та узгодження документів витрачається багато часу.
У кожній організації склалася своя практика роботи з документами, угоди про єдині правила організації технології та управлінні. Ефективність - одна з найбільш загальних економічних понять. Ефективність можна визначити як ймовірність досягнення мети. Цілі впровадження системи електронного документообігу [5]:
- автоматизація діловодства;
- автоматизація потоків документів;
- автоматизація контролю...
