кт. При розгляді питань про необхідність впровадження систем електронного документообігу ми виділили основні вигоди, які отримує організація від впровадження системи. Якщо система обрана правильно і процес впровадження пройшов успішно, то за рахунок скорочення часу на виконання рутинних операцій по роботі з документами співробітники організації можуть більш ефективно використовувати робочий час і виконувати більший обсяг робіт. Складні системи дозволяють оптимізувати діяльність окремих підрозділів і всієї організації в цілому. Багато системи дозволяють отримувати аналітичну інформацію, яка використовується для прийняття багатьох важливих управлінських рішень. Існують і інші, не менш важливі вигоди, які дасть система автоматизації. Ці вигоди не завжди виявляються в явному вигляді, але вони, безумовно, також впливають на ефективність діяльності організації в цілому - підвищується рівень професійної підготовки персоналу, ростуть амбіції співробітників, прищеплюється культура використання сучасних інформаційних технологій. Окремого розгляду заслуговує вартість систем. Вартість системи залежить від кількох факторів: класу системи, функціональних і технологічних можливостей системи-представника певного класу, масштабу, що впроваджується. Вартість системи складається не тільки з вартості ліцензій програмного забезпечення - роботи, що проводяться на тому чи іншому етапі процесу впровадження, також вимагатимуть коштів, причому сума, витрачена на впровадження, може значно перевищувати сумарну вартість ліцензій необхідного програмного забезпечення. Наступним дуже важливим фактором, що впливає на кінцеву вартість системи, є величина витрат на експлуатацію, супровід та технічну підтримку системи. Таким чином, можна сказати, що впровадження системи електронного документообігу дає значний економічний ефект, однак кількісна його оцінка є складним процесом, тому що доводиться враховувати безліч чинників. Економічний ефект в значній мірі визначається правильністю вибору системи та проведення процесу впровадження [6].
. 3 Порівняльний аналіз інструментальних засобів побудови систем автоматизації учбово-облікової діяльності
Можливий склад програмних інструментальних і технологічних засобів, орієнтованих на управління документами і документообігом, а також засобів реалізації процедур роботи з документами може бути представлений таким чином:
- кошти для введення паперових документів і розпізнавання образів;
- засоби для створення електронних документів;
- кошти для організації і роботи з електронним архівом;
- технологічні засоби, орієнтовані на управління документообігом;
- технологічні засоби, орієнтовані на управління документами;
- інструментальні засоби розробки додатків, що реалізують специфічні функції і технології роботи з документами.
Програмні технологічні пакети, орієнтовані на управління документами і документообігом, повинні бути відкритими для інтеграції з додатками, що реалізовують специфічні функції, характерні при роботі з документами на підприємстві. Інструментальні засоби для розробки додатків повинні бути такими, чт?? б додатки, розроблені з їх допомогою, інтегрувалися в програмне середовище управління документами і документообігом. Далі розглянемо кілька базових систем електронного документообігу, які є основними лідерами на російському ринку, які складуть серйозну конкуренцію розробленим програмному продукту.
По-перше, це система DocsVision, яка вирішує наступні завдання управління документами і процесами:
1) автоматизація документообігу та архіву документів;
2) автоматизація управлінських процесів;
) підтримка сучасних методик управління: управління якістю, процесне управління, управління знаннями;
) синхронізація бізнес-процесів і процедур документообігу в ваших філіях і відділеннях, у тому числі в інших містах і країнах.
Система автоматично збирає інформацію про поточний стан обробки завдання. У картці завдання відображається інформація про поточний статус обробки завдання, відсотку виконання, коментарях, внесених виконавцем, доданих або оновлених файлах. Система дозволяє також вносити інформацію в картку завдання вручну в тому випадку, якщо Завдання не маршрутизируется. Система забезпечує можливості автоматизації більш складних процесів обробки документів. Картка процесу містить спеціальний розділ - Параметри процесу raquo ;. При розробці шаблону процесу користувач має можливість описати параметри конкретного процесу. При створенні картки примірника процесу користувач може зафіксувати значення конкретних параметрів процесу.
Система забезпечує засоб...
