статистикою останнім часом все більше підприємств здійснюють перехід на електронний документообіг. Причому це стосується не тільки великих підприємств з великою кількістю співробітників і філіями по всій країні, але невеликих компаній зі штатом до 100 чоловік. Чому це відбувається? Які переваги дає автоматизація документообігу?
Електронний документообіг являє собою систему, супроводжуючу процес ведення та обліку документації організації, при якій весь обсяг формованих, переданих і збережених даних здійснюється за допомогою програмного забезпечення. Його установка проводиться на комп'ютери, об'єднані в локальну мережу. Дана система заснована на тому, що документи в електронному вигляді мають незаперечні переваги перед паперовою документацією. Для реалізації поставленої задачі довелося вивчити існуючі СЕД. Вибір був зроблений на користь СЕД Alfesco який широко використовуватися на заході для автоматизації документообігу.
Для розгортання даної системи нам необхідно було вивчити стандартні його можливості, що існують додаткові розширення (плагіни), підібрати необхідні, походящие за версією і впровадити їх.
Отже, впровадивши у себе систему електронного документообігу, Учалінскій гірничо-металургійний технікум отримує наступні переваги: ??
- Збільшення продуктивності праці. У першу чергу, це дає так звана «автоматизація документів», істотно скорочує час на пошук необхідних документів та інформації. Система електронного документообігу (СЕД) дозволить не тільки за лічені секунди знайти необхідний файл, але і зробити це з будь-якого комп'ютера компанії, незалежно від того, знаходиться він в головному офісі або у філії.
- Оптимізація бізнес-процесів. Електронний документообіг і, в першу чергу, автоматизація обліку договорів, дають можливість не тільки істотно скоротити часові витрати на оформлення та узгодження того чи іншого документа, але й відстежити всі етапи проходження документом різних інстанцій. Що, у разі недотримання термінів чи іншої нештатної ситуації, дозволить вирішити її з мінімальними тимчасовими втратами.
- Колективна робота і поліпшення взаємодії між відділами. Одним з найважливіших переваг електронного документообігу є поліпшення відносин між департаментами та відділами всередині компанії. Адже впровадження СЕД не тільки полегшує передачу та обмін інформацією між відділами, але і дає можливість одночасно працювати з одним документом відразу декільком співробітникам з різних відділів.
- Зменшення впливу «людського фактору». Грамотно вибудувана система керування електронним документообігом дозволяє виключити помилки, які тягне за собою т.зв. " людський фактор". Пошук «загубилися» документів, виправлення помилок, у тому числі і граматичних, з'ясування актуальності того чи іншого документа - все те, на що при паперовому документообігу знадобиться не менше півгодини, при СЕД займе всього кілька секунд.
- Зниження матеріальних витрат. Крім збільшення продуктивності праці, про який вже було сказано, автоматизація документообігу значно знижує витрати на такі витратні матеріали, як папір і картриджі для принтера. Крім того, впровадження електронного документообігу дозволить скоротити витрати на зберігання документації (згідно з російським законодавством термін зберігання документів в організації становить 5 років).
- Зменшення необхідності в додатковому персоналі. Впровадження системи електронного документообігу дозволяє так організувати роботу компанії, що збільшення обсягів виробництва або розширення сфери діяльності не зажадають значного збільшення штату компанії.
- Розвиток «командного духу». Як не дивно, але впровадження системи документообігу, підвищує не тільки продуктивність праці співробітників, але і сприяє розвитку корпоративної свідомості співробітників, допомагає їм відчувати себе єдиною командою.
Впровадження системи електронного документообігу (СЕД) включає в себе комплекс заходів:
- аналіз бізнес-процесів і вимог організації;
підготовка технічного завдання, проектування системи електронного документообігу;
розробка програмного забезпечення та його тестування;
введення готової системи електронного документообігу в експлуатацію.
Фахівці рекомендують впроваджувати автоматизацію документообігу на підприємствах зі штатом співробітників більше 50 чоловік. Впровадження проводиться для наступних підрозділів компанії в залежності від її організаційної структури:
керівництво підприємства,
канцелярія,
відділ фінансового контр...
