одження визначається їх значимість для вивчення науки, літератури, мистецтва, внутрішньої і зовнішньої політики держави, соціальних процесів, суспільного життя і т.д.
Хронологічні межі фонду особистого походження, як правило, визначаються крайніми датами життя фондообразователя. Але можуть і вийти за межі життя фондообразователя (особи, членів сім'ї, роду) у випадках:
1) якщо до складу фонду входять документи родичів фондообразователя по висхідній або низхідній лінії (по самій ранній самої пізньої датою їх життя);
2) якщо в сімейний фонд входять окремі більш ранні і більш пізні родові документи.
До складу особових фондів державних, військових, громадських діячів, діячів науки, народного господарства, культури і освіти, літератури і мистецтва входять творчі матеріали, матеріали службової та громадської діяльності, листування, біографічні документи, матеріали, зібрані фондообразователем у зв'язку з його роботою та іншими інтересами, майново-господарські та побутові матеріали, образотворчі матеріали, матеріали родичів.
Сімейні і родові фонди можуть складатися із загальних для всієї родини (роду) матеріалів і особистих фондів окремих членів сім'ї (роду). Матеріали окремих представників роду або сім'ї, які є видатними діячами в тій чи іншій сфері людської діяльності, що утворюють значні за обсягом комплекси, що відрізняються за складом від інших сімейних (родових) матеріалів і слабо пов'язані з ними, можуть бути виділені в самостійні особисті фонди.
Творчі рукописи творів письменників, композиторів, науковців та інших діячів і всі інші види творчих матеріалів (малюнки у фондах діячів образотворчого мистецтва, проекти і креслення у фондах архітекторів, винахідників та ін.) належать до фонду автора під всіх випадках, коли немає прямих доказів належності їх до іншого зберігається в архіві фонду. Якщо твір створено кількома авторами, фонди яких є в архіві, то незалежно від автограф, способу відтворення та наявності послід, воно включається до фонду того автора, з матеріалами якого твір надійшло в архів.
Друковані матеріали з рукописними позначками можуть розглядатися поряд з іншими документальними матеріалами як складова частина архівного фонду. Дарчі написи на друкованих матеріалах належать до фондам осіб, яким вони подаровані. Матеріали, що не підлягають архівному зберіганню (картини, виконані маслом, скульптура, фарфор, кришталь, ордени, медалі, особисті речі фондообразователя), передаються в музей або повертаються власнику. [4]
Процес науково-технічної обробки архівних фондів особового походження складається з декількох етапів:
- попередній перегляд матеріалів і знайомство з літературою та джерелами про фонд і фондообразователей;
- систематизація матеріалів по основних групах (первинний розбір);
- формування одиниць зберігання і систематизація матеріалів,
- входять в кожну з них;
- угруповання матеріалів усередині основних груп;
- опис одиниць зберігання;
- розташування одиниць зберігання у відповідності зі схемою
- систематизації справ фонду;
- шифровка матеріалів фонду;
- складання опису матеріалів фонду.
Робота з прийому на постійне зберігання документів особового походження має свої особливості і носить багатоаспектний характер. Першим кроком у цьому напрямку є робота з виявлення власників документів, вивчення біографії, трудової діяльності громадянина. Наступним кроком є ??встановлення особистих контактів з громадянином, проведення зустрічей і переговорів про переваги передачі документів на зберігання, обумовлюються умови передачі документів, порядок доступу до документів, можливість і форми їх використання.
Для успішного вирішення цих проблем від фахівця архівної установи потрібні професійні навички, вміння встановити нормальні людські контакти, а також здатність роз'яснити важливість проведеної роботи.
Документи від приватних власників надходять на зберігання за заявою власника цих документів, або його родичів. У заяві власник документів вправі обумовити умови доступу до переданих документам.
Прийом документів оформляється актом прийому-передачі. Передача документів може проводитися на безоплатній, а також на платній основі. Ця форма прийнятна тільки за наявності у державного архіву або архівного відділу фінансових коштів. Крім того, на платній основі отримуються тільки справжні документи. На оплатній основі документи можуть бути придбані із залученням коштів від субвенцій, що спрямовуються муніципальним бюджетам на реа...
