д є недоторканним і зберігається територіально відокремлено від оригіналів документів, з яких виготовлені страхові копії, у спеціальних архівосховищах (Центр зберігання страхового фонду знаходиться в м. Ялуторовську Тюменської області). p> Черговість страхового копіювання визначається з урахуванням фізичного стану унікальних документів і особливо цінних документів та інтенсивності звертання до них. Першочерговому копіюванню серед них підлягають найбільш інтенсивно використовувані, з ушкодженнями матеріального носія і документної інформації.
Страхове копіювання проводиться з дотриманням систематизації одиниць зберігання в опису справ, документів, яка копіюється перед одиницями зберігання. Страховому копіюванню підлягають всі вхідні в одиницю зберігання архівні документи.
При страховому копіюванні справи, як правило, розшивки не підлягають. Розшивання справ проводиться у виняткових випадках за погодженням з керівництвом архіву при повній неможливості копіювати переплетене справу. По закінченні роботи справу переплітається лабораторією або організацією - виробником страхових копій заново.
Страхове копіювання унікальних документів та особливо цінних документів здійснюється в відповідно до технологічних регламентів та іншими діючими нормативно-технічними документами.
Страховий копією архівного документа на паперовій основі є негативна мікроформа (Мікрофільм або мікрофіша) 1-го покоління, виготовлена ​​на фотографічній галогенідосеребряних плівці відповідного типу методом оптичного фотографування документів.
Страховий копією кінодокумента є перша суміщена копія оригіналу, виготовлена ​​на плівці відповідного типу методом контактного друку. Страховий копією Фотодокументи є перша копія оригіналу, виготовлена ​​на фотоплівці відповідного типу методом репродукування або контактного друку. Страховий копією фонодокументів є перша копія оригіналу, виготовлена ​​сучасної системою запису. Страховий копією Відеодокументи є перша копія оригіналу, виготовлена ​​у форматі оригіналу способом відеозвукозапису на магнітній стрічці.
Сукупність копій архівних документів, виконаних на різних матеріальних носіях та призначених для використання з метою забезпечення збереження оригіналів архівних документів (далі - фонд користування) створюється, як правило, одночасно із створенням страхового фонду, а також цільовим порядком на найбільш використовувані архівні документи, в процесі інших робіт (розсекречення архівних документів, організація їх використання).
Фонд користування, виготовлений одночасно зі страховим фондом, створюється в обов'язковому комплекті, що включає:
- для архівних документів на паперовій основі - одну мікроформ 2-го покоління на галогенідосеребряних плівці (негативна чи позитивна), виготовлену з негативної мікроформи 1-го покоління, і одну мікроформ 3-го покоління, виготовлену з мікроформи 2-го покоління;
- для фотодокументів - один позитивний фотовідбиток і один дубль-негатив;
- для кінодокументів - одну позитивну поєднану копію, один проміжний позитив зображення і один контратипів фонограми (для звукових кінодокументів). Позитивна копія і проміжний позитив зображення повинні входити в комплект кінодокумента, прийнятого на постійне зберігання. Допускається додаткове виготовлення фонду користування кінодокументів у вигляді відеофонограм у форматах Betacam і VHS;
для фонодокументів - Одну копію на магнітній стрічці;
для відеодокументів - Одну копію у форматі VHS. p> Включення до фонду користування копій архівних документів, у тому числі на електронних носіях, створених у процесі інших робіт, здійснюється архівом самостійно.
До фонду користування включаються копії повністю скопійованих одиниць зберігання. Копії окремих архівних документів можуть бути включені до фонду користування в складі тематичних добірок архівних документів.
3. Забезпечення фізико-хімічної збереженості архівних документів
В
3. 1 Перевірка фізичного стану документів
Перевірка фізичного стану документів проводиться для з'ясування загальної картини стану фондів архіву та виявлення документів з конкретними ушкодженнями, потребуючими строкової або планової спеціальній обробці. В ідеальних умовах організація робіт з перевірки фізичного стану та виявлення пошкоджених документів має бути підпорядкована завданню послідовного, розрахованого на перспективу формування банку даних про фізичний стан документів.
В основі експертизи фізичного стану також лежить диференційований підхід. Пріоритетними можуть бути такі фонди: що містять унікальні та особливо цінні документи, зазнали екстремального впливу (високих температур при пожежі, води, піни при гасінні пожежі і т. д.), I і II категорій, які мають найбільший попит у дослідників і співробітників архіву, містять документи екстремальних періодів вітчизняного діловодства (Перша світова війна, Велика Вітчизняна війн...
