а і т.д.)
Перевірка фізичного стану документів завжди проводиться шляхом полистного перегляду справ. Це трудомістка робота, яку потрібно планувати на роки вперед, контролювати і аналізувати її хід, забезпечувати обов'язкове навчання співробітників (експертів) і наступність у їх роботі.
Проводити оцінку фізичного стану великих масивів документів можна трьома способами:
1) суцільна перевірка всіх об'єктів досліджуваного масиву (наприклад, всіх документів фонду). Гідність методу - дає повну інформацію про стан усіх документів фонду. Недолік - великі часові витрати;
2) вибірковий спосіб, коли з усього обсягу масиву вибирають лише невелику частину (випадкова мала вибірка) і по ній судять про стан усього масиву (фонду). Досить 2% вибірки від усього масиву для висновку про стан масиву в цілому. Гідність - часові витрати значно менше, ніж при суцільній вибірці. Недолік - дає усереднену інформацію про стан всього масиву без конкретної оцінки стану документів, що не потрапили у вибірку;
3) попутне виявлення документів з дефектами папери і тексту всіма співробітниками архіву в ході виконання ними службових обов'язків (якщо їх обов'язки пов'язані з полистного переглядом справ). У такому випадку переважніше кодування фізичного стану документів співробітниками одного відділу - відділу забезпечення схоронності документів. Гідність - найменші тимчасові витрати. Недолік - Результати попутного виявлення документів з дефектами в численних фондах не дає можливості зробити висновки про фізичний стан кожного окремого архівного фонду, звести результати в статистичні таблиці.
Фізичне стан документів оцінюють за відсутності або наявності типових дефектів паперу або текстів. Наявність та вид дефекту паперу і тексту визначається візуально при полістном перегляді кожного окремого документа. При цьому необхідно звертати увагу на В«вікВ» документа (рік його створення), що допомагає судити про природу папери і тексту. При оцінці тексту звертають увагу на спосіб його нанесення, колір тексту, на локальний або загальний по всьому листу характер ушкодження.
Перевірка і оцінка фізичного стану документів пов'язана з виявленням якісних ознак (Ступінь згасання, колір, спосіб написання тексту, міцність паперу і т. п.), а НЕ кількісних показників (вага, довжина, число і т. п.) Це визначає деяку суб'єктивність оцінок експерта. Тому особливої вЂ‹вЂ‹важливості набуває підготовленість експерта. Він повинен відпрацювати техніку експертизи на моделях. Експерт не повинен пропускати дефекти, навіть якщо вони однотипні. p> Облік фізичного та технічного стану архівних документів на паперовій основі здійснюється в: аркуші-засвідчувач; аркуші та акті перевірки наявності та стану архівних документів; картці обліку архівних документів з ушкодженнями носія; картці обліку архівних документів з ушкодженнями тексту; картотеці (книзі) обліку фізичного стану архівних документів.
Облік фізичного та технічного стану аудіовізуальних документів здійснюється в: картці обліку технічного стану кінодокумента; картці обліку технічного стану фотодокументів; картці обліку технічного стану фонодокументів; картці обліку технічного стану Відеодокументи.
Для обліку документів Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в незадовільному фізичному стані, ведеться спеціальна книга. Відповідні відмітки проставляються також в інших документах обліку фізичного та технічного стану архівних документів.
Облік фізичного та технічного стану архівних документів може здійснюватися на паперовому носії або в автоматизованому режимі відповідно до встановлених реквізитами контрольно-облікових документів.
В
3. 2 Фізико-хімічна та технічна обробка архівних документів
Фізико-хімічна та технічна обробка архівних документів проводиться з метою: усунення причин прискореного старіння і руйнування архівних документів; відновлення їх властивостей, технічних характеристик, довговічності; відтворення документної інформації на більш стійких носіях.
Основними видами цієї обробки архівних документів на паперовій основі є [4]: ​​
- дезінфекція, дезінсекція, дератизація архівосховищ як сукупність заходів Біопрофілактика, біозахисту та знищення біологічних шкідників у архівосховищах і на архівних документах;
- реставрація (Реставраційно-консервационная обробка), як комплекс робіт і технологічних операцій з відновлення властивостей і довговічності оригіналів архівних документів;
- відтворення архівних документів з метою створення страхового фонду копій унікальних документів і особливо цінних документів і фонду користування; фотореставрація архівних документів із згаслим і слабоконтрастні текстом; заміна оригіналів з недовговічними або зруйнованими носіями копіями для збереження документної інформації та ін;
- обкладинка архівних документів;
- обезпилювання архівних документів;
- обробка ...
