роходження, обробка, облік, реєстрація, контроль виконання, інформаційно-довідкова робота, оперативне зберігання документів, пошук документів та інформації; захист інформаційно-пошукових систем; підготовка документів до архіву; порядок проведення експертизи цінності документів; організація зберігання документів [5, c.37].
Головна відмінність нової системи полягає в тому, що вона буде являти собою єдиний комплекс автоматизованого документування на базі сучасних текстових редакторів, автоматизованого документообігу (включаючи електронну пошту), баз даних та автоматизованого зберігання і використання документів (у тому числі автоматизовані номенклатури справ, опису справ і т.д.).
Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади затверджена наказом Росархіву від 27 листопада 2000 № 68 та зареєстрована в Мін'юсті Російської Федерації 26 грудня 2000 реєстраційний № 2508.
Інструкція встановлює порядок підготовки та оформлення:
проектів законодавчих актів Російської Федерації;
проектів актів президента Російської Федерації;
проектів актів Уряду Російської Федерації;
проектів нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади Російської федерації, а також особливості підготовки окремих видів документів: наказів, розпоряджень, положень, правил, інструкцій, протоколів. У ній розписано процедуру організації документообігу та виконання документів, побудова пошукових систем для довідкової роботи, організація контролю виконання документів, порядок складання та роботи з номенклатурою справ, формування справ, складання описів справ, оперативне зберігання справ і передача їх на архівне зберігання. У додатку дані зразки бланків окремих видів документів (постанова, наказ, розпорядження, бланк листа, протокол), форми номенклатури справ, описів, акти про виділення документів до знищення [6, c.48].
Дана інструкція відображає практично всі питання організації діловодства. Вона призначена в першу чергу для міністерств і відомств, але нею можуть користуватися і служби документаційного забезпечення управління організацій та установ будь-якої форми власності. Положення, закріплені, в інструкції можуть бути використані при розробці інструкції з діловодства конкретної організації.
Основні правила р?? боти відомчих архівів, схвалені колегією Головархіву СРСР 28.08.85 і затверджені наказом Головархіву СРСР від 05.09.85 № 263, в більшій своїй частині призначаються архівними працівникам. Цей нормативний документ складається з 14 розділів. У розділах 2-4 детально висвітлені наступні питання -
види номенклатур справ, основні вимоги до їх складання, порядок складання та затвердження номенклатури справ організації;
порядок формування справ у діловодстві;
нормативно-методична основа проведення експертизи цінності документів;
організація і порядок проведення експертизи цінності документів в організації;
оформлення справ (підшивка, нумерація аркушів справи, складання опису документів справи, оформлення обкладинки і т.д.) до передачі на архівне зберігання;
складання та оформлення описів справ у діловодстві організації при передачі їх на зберігання до відомчого архіву. У розділах з 5-14 докладно розкривається робота з документами в архіві [8, c.59].
Дещо іншим довідником, але також мають нормативний характер, є Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організація, із зазначенням термінів зберігання raquo ;, затверджений керівником Федеральної архівної служби Росії 6 жовтня 2000 року.
Даний документ призначений для використання в якості основного нормативного документа при визначенні термінів зберігання, відборі на зберігання та знищення управлінських типових документів в діяльності організації (установи) і поширюється на всі організації, незалежно від того, надходять їх документи на зберігання в державні, муніципальні архіви або ж не надходять.
Перелік побудований за функціональним принципом і включає 12 розділів, які відображають основні напрямки діяльності організацій [9, c.60].
Правильне, документаційне забезпечення роботи в установі ґрунтується на відповідній нормативно-методичній базі - комплексі правових документів органiзацiйного, інструктивного, методичного характеру. Нормативні та методичні документи з діловодства в кожній установі розробляються на основі відповідних законодавчих і нормативних актів.
Закон Російської Федерації від 25 жовтня 1991 № 1807-1 Про мови народів Російської Федерації регламентує використання державної мови в офіційних докуме...
