ці дописується нова назва цього структурного підрозділу.
Підготовка документів до здачі в відомчий архів включає: проведення експертизи цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; складання актів про виділення до знищення документів і справ. До складу комісії з проведення експертизи цінностей документів входять: начальник відділу з проведення експертизи цінностей документів; юрист; секретар Генерального директора.
У результаті роботи експертної комісії всі документи, що накопичилися в компанії за останній рік, поділяють на 3 групи: документи, призначені для архівного зберігання; документи, що підлягають знищенню документи, необхідні для подальшого використання в діловодстві компанії.
Після затвердження номенклатури справ та проведення експертизи цінності документів складають акти Про знищення документів у двох примірниках. Після заповнення акту, секретар погоджує його з керівником структурного підрозділу і відносить його в архів. В архіві акти повинні звірити з номенклатурою справ і поставити напис із зазначенням цифрами і прописом кількість справ. Потім ставиться дата і підписи секретаря і працівника архіву.
Акт про виділення до знищення документів складається на справи всієї організації. Якщо в акті вказані справи кількох структурних підрозділів, то назва кожного структурного підрозділу вказується перед групою заголовків справ цього підрозділу. Заголовки однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, віднесених до цієї групи.
Всі особи, відповідальні за діловодство в компанії, зобов'язані завершені справи постійного і довготривалого зберігання протягом двох років залишати в підрозділі для довідкової роботи, а потім тільки здавати в архів.
Серед методів, спрямованих на вдосконалення документообігу у відділі організації, можна виділити: скорочення обсягу документообігу. Скорочення обсягу документообігу зв'язується зменшенням кількості документів, створенням уніфікованих систем документації. Відповідно до цього повинна формуватися методика вдосконалення документообігу. Вона повинна бути заснована на вивченні організаційної структури, органів і ланок управління, які приймають рішення.
Висновок
Значення документів для підприємства важко переоцінити. Інформація, зафіксована в документах, є відображенням діяльності організації і становить основу будь-якого бізнесу. Більшу частину службової інформації працівники підприємства одержують за допомогою документів.
Керівники підприємств несуть персональну відповідальність за склад, збереження і правильне оформлення документів. Безлад в зберіганні документів може обернутися ризиком втрати цінної інформації, що може негативно відбитися на діяльності підприємства.
Від правильної організації служби діловодства в чому залежить якісне виконання установою її управлінських функцій і завдань, ефективність всього процесу управління. Проблема вдосконалення організації служби діловодства є актуальною в сучасному документознавстві.
Список використаної літератури
1. Степанов Е.Е., Хмелева Н.В. Інформаційне забезпеченняуправлінської діяльності: Учеб. посібник.- М .: М ФОРУМ: інфа-М, 2004. - 154 с. (Серія професійну освіту )
. Діловодство: Документаційне забезпечення роботи офіса6 Учеб. посібник для студентів закладів середньої професійної освіти.- М .: Міністерство, 2012. - 176 с.
. Енциклопедія офісу: Практичний посібник для секретаря/Упоряд. І.В. Самикіна.- М .: БІНОМ, 2012. - 400 с.
. Офіс-менеджемент/Серія Підручники, навчальні посібники raquo ;, - Ростов н/Д: Фенікс, 2010. - 224 с.
. Секретарська справа: абетка майстерності/Під ред.Г.Ю. Кисневий.- М .: Абак, 2006. - 252 с.
. Андрєєв С.В. Кадрове діловодство. Практичний посібник.- М .: Альфа-Пресс, 2009. - 267 с
