ованих на комп'ютерну обробку, встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, спільних для всіх систем документації та конкретизованих у випадках наявності специфічних особливостей [28].
1.3 Регламентації по створенню альбому уніфікованих форм документів
Альбом уніфікованих форм документів - це збірка еталонних уніфікованих форм документів, застосовуваних для документування діяльності фірми, підрозділи [29].
При створенні альбому уніфікованих форм документів, можливо, одночасно вести розробку табеля уніфікованих форм документів відділу і розглядати альбом форм як доповнення до табелю, хоча роботи з уніфікації форм документів можуть вестися і незалежно від розробки табеля форм документів [ 30].
Табель уніфікованих форм документів організації - це перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань її діяльності, з характеристикою їх юридичного статусу, основних етапів підготовки та проходження, подання та встановленої обов'язкової форми [31]. Практично, Табель є реальним способом упорядкувати процес документування або складання документів, створити наочну схему фіксації в документах всіх видів діяльності. І найголовніше, Табель встановлює жорсткі правила цієї фіксації щодо місця, часу, осіб, які беруть рішення, і документальної форми [32].
Розробка і дотримання «табельних вимог документування» гарантує юридичну правильність складають щодо організації документів. Це положення важливо у всіх випадках.
У Табель повинні включатися всі документи незалежно від того, ким і на якому носії вони виготовляються.
Табель забезпечує вирішення цілого комплексу важливих завдань:
оптимізація складу застосовуваних в організації форм документів та їх закріплення в єдиному класифікаційному довіднику;
класифікація застосовуваних у діяльності організації форм документів за функціями та завданням управлінської діяльності;
уніфікація і нормативне закріплення процедури підготовки управлінських документів в організації та інших [33].
Табель оформляється в табличній формі і включає такі графи:
1. Найменування форми документа. У графу вноситься найменування документа, що відповідає назві уніфікованої форми (її умовне позначення).
- 3. Код форми документа проставляється у відповідності з ОКУД або відповідно до локальним класифікатором. У Табелі можна використовувати тільки коди локальних (своїх, застосовуваних тільки всередині організації) класифікаторів; однак при поданні документів у державні органи необхідно перейти на Загальноросійські класифікатори (зокрема, ОКУД). У Табелі доцільно проставляти код форми документа як по ОКУД, так і по локальному классифікатору.
. Ким затверджена, дата затвердження. У графі вказується найменування державного органу, що затвердив форму документа, вид правового акта, його дата і номер.
5. Періодичність. Відзначається періодичність створення документа (щоквартальна, щорічна, піврічна, в міру необхідності і т.д.)
6. Підрозділ організації, відповідальна за підготовку документа. У графі проставляється найменування структурного підрозділу організації, в якому створюється документ.
- 8. Узгодження (зовнішнє, внутрішнє). У графі зазначається порядок узгодження проекту документа: зовнішнє (зі сторонньою організацією); внутрішнє (в самій організації). Вказується посада особи, яка погоджує документ. У найменування посади включається найменування організації або структурного підрозділу.
- 11. Посвідчення (підпис; затвердження; друк). У графі вказується порядок посвідчення документа: підпис (вказується найменування посади особи, яка підписує документ); твердження (графа заповнюється у разі, якщо документ підлягає затвердженню. Указується посада особи, що затверджує документ або найменування відповідного документа. Друк (графа заповнюється в тому випадку, якщо на документі проставляється друк: гербова або проста).
. Примітки. У графу вносяться додаткові дані в процесі ведення табеля, наприклад: відомості про скасування форми документа, змінах у процедурі її погодження та затвердження та ін. [34].
Найменування форми документаКем і коли утвержденПеріодічность составленіяСоставітельВнутреннее согласованіе12345 Рисунок 1 - Приблизна форма табеля уніфікованих форм документів
У процесі розробки табеля та уніфікації документів особливу увагу необхідно приділяти найменуваннями документів. Найменування документу повинно точно відповід...
