>
Уніфікація структури тексту полягає у встановленні типового набору складових частин документів та їх черговості, з яких будуть складатися уніфіковані форми документів. У всіх випадках використовується двухчастная структура тексту: перша частина містить обґрунтування, доказ, посилання на інші документи; друга - суть питання, тобто розпорядчу частину.
Не менш важливим аспектом уніфікації службових документів є виділення постійної частини тексту для закріплення її в уніфікованій формі. При підготовці паперових варіантів уніфікованих текстів можливі різні спосіб фіксації постійної інформації на папері: трафарет, анкета, таблиця [24].
У трафареті постійна інформація представлена ??у вигляді зв'язного тексту з пробілами, які заповнюються змінною інформацією. При анкетній формі представлення уніфікованого тексту постійна інформація викладається як найменування ознак, що характеризують людини. Таблична форма представлення уніфікованого тексту використовується при необхідності характеризувати кілька осіб або об'єктів, предметів за однаковими параметрами.
Форма документа з'являється як результат впорядкування тієї чи іншої діяльності, правової опрацювання тексту, яка повинна забезпечити юридичну повноцінність майбутнього документа, та уніфікації її текстового вираження, необхідних віз, печаток, тверджень, підписів та ін [25].
В якості об'єкта уніфікації можуть бути документи на будь-яких видах носіїв. Уніфікація може бути як самостійним напрямом вдосконалення документів, так і складати одну зі стадій технологічного процесу стандартизації. І в цьому випадку стандартизація є нормативним закріпленням результатів уніфікації [26].
Проведення уніфікації спирається на реалізацію наступних принципів:
уніфікація від загального до приватного, що полягає в побудові формуляра-зразка документів, а на його основі розробці конкретних форм документів;
однаковість побудови форм документів і правил побудови та оформлення, що забезпечується шляхом максимальної типізації та трафаретізаціідокументів текстів, вироблення єдиних вимог до документації різних рівнів управління, уніфікації розташування даних по полю документа;
Комплексність уніфікації. При її проведенні повинні передбачатися вимоги до даного документу на всіх стадіях його створення, виконання, обробки та зберігання;
інформативність, тобто включення в документи тільки тих реквізитів, які потрібні для вирішення конкретних завдань або їх комплексів із заданою точністю, а також для надання документам юридичної сили;
угруповання реквізитів у документах у відповідності з послідовністю їх заповнення;
обгрунтоване визначення мінімально допустимих площ для розміщення реквізитів;
стабільність вимог до документів, виходячи з використання форм документів протягом досить тривалого періоду часу;
економічність за рахунок обгрунтованого включення документів систему документації та широкого застосування бланків;
Пару з діючими системами класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації [27].
Структура уніфікованого документу представлена ??у вигляді таблиці (дивитися таблицю 1)
Таблиця 1 - Структура уніфікованого документу
Заголовна частьНаіменованіе обліковується об'єкта (підприємства, організації, працюючого) Характеристика документа (індекс, код по ОКУД) Найменування документаЗона для проставлення кодів постійних для документа реквізитів-прізнаковСодержательная частьЗаголовок графи табліциЗаголовок графи табліциНазваніе кількісно-сумового підстави документаЗначеніеЗначеніеНазваніе кількісно-суммового підстави документаЗначеніеЗначеніеПрімечаніеОформляющая частьДата заповнення документаПодпісь юридично відповідальних осіб, за правильність складання документа
Всі уніфіковані системи повинні включати в себе еталонні зразки бланків конкретних документів, склад і наповнення яких актуалізується (оновлюється) в міру необхідності, а також нормативні та методичні матеріали з заповнення і застосування цих документів.
Уніфіковані системи управлінської документації розробляються на основі: однаковості побудови форм документів, регламентації змісту документів, виключення з документів дубльованих даних, скорочення кількості традиційно включаються в них даних, єдності застосовуваної термінології і умовних позначень, визначення сукупності реквізитів і показників для кожного виду документа і створення єдиних моделей їх побудови, орієнт...
