радянського періодів, виняток робиться для особистого листування. При формуванні одиниць зберігання слід звертати увагу на те, щоб всі додатки не були відокремлені від основних документів. У межах сформованої одиниці зберігання документи розташовуються з урахуванням взаємного зв'язку і хронологічної послідовності. Програми та конверти поміщаються після документів, до яких вони відносяться.
У об'єкті зберігання, складається з рукопису, листи систематизуються в порядку авторської нумерації. У разі її відсутності систематизація проводиться за змістом. Якщо текст складається з окремих уривків, кожен з них поміщається в окрему внутрішню обкладинку.
Чернетки, Чистовика, варіанти, гранки, верстка одного твору, об'єднані в одну одиницю зберігання, розташовуються в хронологічній послідовності роботи автора над даним твором.
У об'єкті зберігання, сформованої з декількох творів, документи розташовуються в хронологічній послідовності. Твори одного року або датовані розташовуються за алфавітом назв.
В одиницях зберігання, що містять листи, об'єднані за тематичним ознакою (читачів, початківців авторів, вітальні та ін), документи систематизуються в хронологічній послідовності або за алфавітом прізвищ кореспондентів. Візитні картки розташовуються за алфавітом прізвищ їх власників. Листи з невстановленими датами поміщаються після датованих. Листи невстановлених осіб групуються за почеркам, а листи, написані одним почерком, по датах.
В одиницях зберігання, сформованих з особистих документів, матеріалів службової та суспільної діяльності, майново-господарського та побутового характеру, документи розташовуються за хронологією.
При описі одиниць зберігання встановлюються види документів, авторство, назва твору або зміст документів, ступінь їх повноти, справжність або копійность, мова, спосіб написання та опублікування, наявність додатків до них, зовнішні особливості, крайні дати документів і кількість аркушів одиниці зберігання. Крім того, проводиться анотування особливо важливих документів. p> Зміст документів має бути викладено сучасною мовою незалежно від часу їх походження. Не допускається механічне перенесення з тексту документів у заголовки одиниць зберігання старих, архаїчних вираженні, формулювань, извращающих політичний сенс фактів і подій або спотворюють істину. При складанні заголовка необхідно дотримуватися одноманітності прийомів опису, уникати вживання канцелярських виразів.
Опис проводиться за нової орфографії. З слів і термінів описуваних матеріалів слід зберігати в заголовках тільки такі, які характерні для даної епохи, виражають її особливості і не можуть бути замінені тотожними за змістом сучасними поняттями. Вид документів, імена осіб, назві установ, населених пунктів, посад, юридичні, побутові і тому подібні терміни пишуться так, як вони наведені в самих документах (комедійне дійство, ревізька казка, статейний список, Ортемій, сорок і т. д.). Слова в заголовках слід писати повністю, за винятком загальноприйнятих скорочень. Велика частина скорочень вживається тільки при назві, цифрі, прізвища.
В одиницях зберігання, що містять листи, фотографії, враховується кількість документів. Документом вважається кожен лист, фотографія. Кількість листів та фотографій вказується на обкладинці. Документи, що становлять одиницю зберігання, вкладаються в розгорнутому вигляді в окрему обкладинку, папку або конверт. При цьому скріпки, шпильки, швидкозшивачі видаляються. Особливо цінні документи полягають у внутрішні обкладинки, а фотографії і візитні картки - у конверти. Плакати, афіші та інші документи великого формату полягають в спеціальні обкладинки та папки і зберігаються в спеціально обладнаному для них місці. На ярликах відповідних коробок робляться топографічні відсилання.
3. Приклади формування деяких архівних колекцій
В
3.1 Архів з історії дисидентів
Архів суспільства "Меморіал" з історії дисидентів - найбільше в країні зібрання з історії інакомислення післясталінської епохи. Систематичне комплектування архіву почалося з весни 1991 року. В даний час він включає 51 фонд і колекцію, так чи інакше відображають дисидентську і околодіссідентскую активність 1960-х-1980-х рр.., А також фотоархів, що містить фотографії дисидентів та осіб, причетних до дисидентської активності. p> Зміст деяких архівних колекцій архіву: [3]
1. Ленінградська колекція: справ 89, 1957-1978 рр.. Містить велику кількість оригінальних текстів Самвидаву - публіцистичних, художніх, мемуарних. Багато з них не опубліковані навіть у найбільш повних виданнях саміздатскіх текстів: "Зборах документів Самвидаву "і випусках" Матеріалів Самвидаву "радіостанції "Свобода/Вільна Європа". Значна частина текстів датується 60-ми роками. Таким чином, збори містить ранній Самвидав, практично не представлений в інших фондах.
2. Колекція К. Любарського...
