ралізованого управління народним господарством. Ще в 1970 р. був введений Державний загальносоюзний стандарт (ГОСТ) 16487-70 В«Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення В», що включив визначення 18 термінів (документ, оригінал документа, чернетка документа, копія, виписка з документа, формуляр, реквізит, діловодство, документування, документообіг, реєстрація, формування справи, номенклатура справ, оформлення справи, документознавство та ін) . Стандарт встановив єдину термінологію і їх обов'язковість для застосування в документації всіх видів науково-технічної, навчальної, довідкової літератури. Завдяки цьому стандарту фахівці отримали єдиний термінологічний мову, тлумачення тих чи інших понять стало однозначним, так як застосування термінів-синонімів заборонялося. p align="justify"> Подальша робота в цій області привела до створення Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД). Незважаючи на те, що з моменту її розробки пройшло вже більше чверті століття, її положення використовуються багато в чому і в даний час. p align="justify"> Метою ЕГСД була вироблення і впровадження в практику апробованих раціональних форм і методів діловодного обслуговування. Впровадження основних положень ЕГСД в практику роботи установ країни, хоча вона і не мала юридичної сили нормативного документа, дозволило в 1974 - 1987 рр.. удосконалити документування управлінської діяльності, створити умови для розробки основ інформаційного забезпечення автоматизованих систем управління (АСУ) та їх окремих підсистем.
Основні положення ЕГСД складаються із загальної частини і восьми тематичних розділів і положень. Тут сформульовані загальні правила документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярами організаційно-розпорядчих документів, побудові текстів документів, їх мови та стилю. p align="justify"> Головна вимога ЕГСД до організації документообігу - максимально можлива централізація операцій з обробки документів, регулювання їх руху всередині установи. Впорядкування документообігу - одна з умов успішного впровадження автоматизованої обробки документів. p align="justify"> Найважливішими вимогами до реєстрації та пошуку документів з ЕГСД є: однократність реєстрації, введення єдиної уніфікованої реєстраційної картки, єдиний облік ініціативного і відповідного документів, взаємозв'язок їх індексів, організація на базі реєстраційних карток довідково-інформаційної служби.
Основна мета контролю виконання полягає у своєчасному і якісному вирішенні питань, що містяться в документах. У додатку ЕГСД дано приблизний перелік документів, що підлягають контролю за їх виконанням, із зазначенням термінів виконання, форми обліку виконання. p align="justify"> У ЕГСД викладені принципи угруповання виконаних документів у справи та систематизації документів всередині справи. Основним обліково-інформаційним довідником по складу і змісту виконаних документів повинна служити номенклатура справ. p align="justify"> Положення ЕГСД, пов'язані з підготовкою документів до подальшого зберігання та використання, включають рекомендації з організації роботи експертної комісії, правильному оформленню обкладинок справ, складання описів та порядку передачі справ в архів установи.
Рекомендації ЕГСД, що стосуються забезпечення максимальної ефективності праці, полягають у встановленні однаковості в побудові діловодних служб, чіткому визначенні їх функцій, регламентації посадового і чисельного складу діловодного персоналу.
Таким чином, в Основних положеннях ЕГСД вказані напрямки раціональної організації діловодства. У рамках ЕГСД в 1975-1990 рр.. були прийняті і переглядалися державні стандарти, що стосуються уніфікованих систем документації та організаційно-розпорядчої документації.
2.2 Нормативно-методична база, що регламентує роботу з документами в сучасних умовах
Технічний прогрес обумовлює нові вимоги до складання та оформлення офіційної документації.
Сфера діяльності людини, пов'язана з розробкою та оформленням документів, організацією їх руху, обліку та зберігання називається діловодством. Рівнозначний йому термін В«документаційне забезпечення управлінняВ» (ДОП). p align="justify"> Система документаційного забезпечення управління включає три взаємопов'язаних складових частини:
підготовка управлінських документів;
технологія роботи з документами, систематизація документів протягом календарного року;
організація їх архівного зберігання.
При вирішенні кожної з названих проблем фахівці-практики мають керуватися чинними нормативно-методичними документами в галузі діловодства, затвердженими Державним комітетом РФ по стандартизації та Федеральної архі...
