створення або отримання до завершення виконання або відправлення. У документообіг розрізняють потоки вхідних (вступників), вихідних (відправляються) і внутрішніх документів [11].
Вихідні документи, що створюються в процесі діяльності організації, оформляються на бланках і мають встановлений склад і порядок розташування реквізитів. Бланки віддруковані друкарським способом на папері формату А4. Застосовуються такі види бланків: бланк для листа; загальний бланк для всіх інших видів документів (службова записка, доповідна записка тощо).
Внутрішній документ - це офіційний документ, який не виходить за межі організації, що підготувала його. Внутрішні документи організації за формами і призначенням можна розділити на три групи:
- Організаційні документи, що регламентують діяльність організації (Статут, інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку тощо);
- Розпорядчі документи, що видаються Генеральним директором і його заступниками;
- Інформаційно-довідкові документи, створювані для вирішення оперативних питань (доповідні і службові записки, акти, довідки і т.д.).
Вхідні документи надходять в ТОВ через пошту (замовні і прості листи), за коштами кур'єрів, а так само по каналах електричного зв'язку (телефонограми, факси, електронні документи).
Усі вхідні документи приймаються централізовано, секретарем, який сидить в приймальні у Генерального директора. Отримуючи вхідний документ, секретар перевіряє правильність доставки документа за адресою, вказаною на конверті.
Якщо на конверті є позначка В«особистоВ», то секретар не розкривайте лист, а в запечатаному вигляді передає, зазначеній особі на конверті. Потім, якщо конверт адресований правильно і немає позначки В«особистоВ», він розкриває лист і відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 на лицьовій стороні в нижньому правому куті проставляє відмітку про надходження документа, яка включає найменування організації, черговий порядковий номер і дату надходження документа. Закінчується первинна обробка розподілом на документи реєструються та незареєстровані.
Рух документів в закладі:
В В
Генеральний директор В В В В В В В
2.2 Технологія та організація документаційних робіт
Обсяг документообігу - це кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею за певний період, зазвичай за рік.
Технології ДОП
Документообіг:
- Обробка кореспонденції
- Введення в інформаційну базу
- Доведення до виконавців
- Контроль виконання
- Аналіз і оптимізація
Оперативне збері...
