гання:
- Систематизація документів
- Експертиза цінності та визначення строків зберігання
- Облік за групами зберігання
- Обробка для тривалого зберігання
Облік обсягу документообігу в установі організується для встановлення умовного об'єму оброблюваної інформації і завантаження підрозділів і окремих працівників, отримання даних для проектування заходів щодо вдосконалення діловодства та вибору найбільш доцільних технічних засобів її механізації. При визначенні документообігу враховують всі документи, незалежно від їх змісту, авторства, обсягу, копийности, факту реєстрації, числа інстанцій їх розгляду і пр. Вхідні, вихідні та внутрішні документи підраховують окремо. Копії документів, виготовлені засобами оперативного розмноження, також враховуються окремо [12].
Постановка діловодства. Загальним завданням всіх підрозділів ТОВ є організація господарської діяльності підприємства, спрямованої на забезпечення фінансовими ресурсами завдань плану підприємства, збереження та ефективності використання основних фондів і оборотних коштів, своєчасності платежів за зобов'язаннями підприємства.
Невід'ємною частиною організації роботи з документами ТОВ, є забезпечення документообігу фінансово-економічної документації.
Загальний обсяг документообігу ТОВ складає близько 26 000 на рік, з яких входять документів близько 6000, що виходять - 17000, внутрішніх - 2500.
Вступники на підприємство документи, що утворюють вхідний документопотік, проходять реєстрацію в корпоративній системі В«Організаційно-розпорядча документація ТОВ спеціалістом секретаріату та діловодства.
Для того, щоб виключити подвійну реєстрацію, не реєструються в секторі секретаріату та діловодства рахунки-фактури, оскільки вони проходять реєстрацію в корпоративній інформаційній системі підприємства ТОВ у фінансовому відділі. Тому, після розтину конверта, рахунки-фактури безпосередньо передаються в фінансовий відділ під розпис у накладній, якщо лист був відправлений рекомендованим. На підприємство в рік надходить близько 2000 рахунків-фактур. p> Всі інші документи, стосуються діяльності фінансово-економічного управління, реєструються з проставленням на документах вхідного номера, дати надходження, кількості листів і кількості додатків, якщо такі є. Потім документи передаються виконавцям до структурних підрозділів під розпис у картках вхідних документів, які формуються індивідуально для кожного документа, на підставі інформації, що фіксується в системі В«Організаційно-розпорядча документація В»ТОВ.
В
- Рух документів, вступників Генеральному директору. в– - Рух документів, що надходять керівникам 0 - Рух нерегістріруемих документів.
Рис.1 Оперограмма руху вступників документів
У картках відображаються дані про відправника (місто, назва організації, вихідний номер, дата реєстрації, тема документа), а також вхідний номер, дата надход...
