ться на дві групи
- ініціативні
- відповідні.
Ініціативні листи - це листи, що потребують відповіді.
Велика категорія таких листів висловлює прохання (пропозиція, запит) до адресата в рішенні будь-яких питань. Це найпоширеніша різновид листів, тематика яких не обмежена. Проте їх характер передбачає варіантність позитивного або негативного рішення поставленого питання.
Листи-відповіді - за своїм змістом носять залежний характер від ініціативних листів, так як тема їх тексту вже задана і залишається викласти характер рішення поставленого в ініціативному листі питання: прийняття або відмова від пропозиції, виконання прохання. Відповідь завжди повинен бути викладений в конкретній і чіткій формі: чи всі прохання можуть бути задоволені, в якій мірі, в які терміни. Якщо лист містить відмову, він повинен бути добре аргументований. Якщо лист є відповіддю, упорядник вказує дату і номер ініціативного документа, на який він відповідає. Цей реквізит переноситься до бланку з ініціативного листа при остаточному оформленні листа-відповіді.
За характером інформації листи поділяються на велику кількість різновидів.
Супровідний лист - часто складається документ, який інформує адресата про направлення до нього додаються до листа документів.
Починаються листи цього різновиду словами: В«НадсилаємоВ», В«НаправляємоВ», В«ПовертаємоВ», В«ДокладаємоВ» тощо, далі зазначаються заголовки та пошукові ознаки (дата та номер) направляється документа. Зазвичай текст супровідного листи дуже короткий, уміщається на форматі А5 і не має самостійного заголовка.
Листи-запрошення пропонують адресату взяти участь в якому-небудь проведеному заході.
Вони можуть адресуватися як конкретним особам, так і установам. Часто ці листи починаються словами:
В«Запрошуємо ВасВ» або В«Просимо Вас взяти участь В».
У них розкривається характер заходу, що проводиться, вказуються терміни проведення та умови участі в ньому.
Інформаційне лист - повідомляє адресатові про якийсь факт або заході.
Найбільш часто за допомогою інформаційних листів пропагують діяльність організацій, продукцію, що випускається, видавану літературу.
Рекламне лист - різновид інформаційного листа, направляється конкретного адресата і містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів.
Лист-повідомлення за своїм стилю близько до листами-запрошеннями і інформаційних листів. Складається для конкретного адресата і частіше за все є відповіддю на запит.
Починається словами: В«СповіщаємоВ», В«ПовідомляємоВ», В«Ставимо Вас до відомаВ» тощо, далі викладаються якісь факти.
Лист-підтвердження - містить повідомлення про отримання будь-якого відправлення (листи, телеграми, переказу, бандеролі, товарів, цінностей тощо), про те, що раніше складений документ залишається в силі (наприклад, договір, інструкція тощо). Лист може підтверджувати будь-якої факт, дію, телефонну розмову. Починається ця різновид листи словами, утвореними від дієслова В«підтверджуватиВ».
Лист-нагадування - містить вказівка ​​на наближення або закінчення терміну виконання будь-якого зобов'язання або проведення заходу. Такий лист може бути особливо лаконічним і містити одну заключну частину.
Цей різновид листів, як правило, починається словом В«НагадуємоВ».
Гарантійний лист - документ, забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань.
У ньому адресату зазвичай гарантується оплата або надання чого-небудь (місця роботи, проведення досліджень тощо). Ці листи мають підвищену правову функцію, тому виклад тексту має бути гранично чітким і ясним.
Гарантійні листи зазвичай мають дві підпису (керівника та бухгалтера), на них проставляється печатка.
Протокол - документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях, інших формах роботи колегіальних органів.
Протокол може фіксувати рішення про затвердження будь-якого документа (він додається до протоколу). При проведенні виборів вказуються результати голосування по кожній кандидатурі.
Секретар редагує текст, знайомить кожного виступав із записом його виступи і отримує підпис.
Список літератури
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: Вимоги до оформлення документів М., 2003.
2. Басаков М.І. Діловодство і кореспонденція у питаннях і відповідях: Навчальний посібник для студентів економічних вузів і коледжів. - 2-е вид., Перераб. і доп. - Ростов н/Д: Вид-во В«ФеніксВ», 2000.-320 с. (Серія В«Підручники і навчальний посібникВ»)
3. Басаков М.І. Кадрове діловодство. Навчально-методичний посібник// Серія В«Підручники і навчальні посібники В». - Ростовн/...
