зами даних, наприклад Oracle, Sybase, MS SQL Server, які забезпечують пошук документів за атрибутами, а для зберігання безпосередньо вмісту документів - файл-сервери Windows, NetWare, UNIX або власні сховища. p align="justify"> Повнотекстова індексація призначена для індексування вмісту документів, щоб при необхідності користувач міг знайти документи із зазначеними в рядку пошуку словами.
Крім механізмів зберігання документів, EDMS-системи зобов'язані забезпечувати і маршрутизацію документів. У загальному випадку застосовується вільна і жорстка маршрутизація документів. При вільної маршрутизації користувач може за своїм розсудом змінити існуючий (або задати новий) маршрут проходження документів. При жорсткій маршрутизації маршрути проходження документів строго регламентовані, і користувачі міняти їх не можуть. p align="justify"> У EDMS-системах реалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів. У тому випадку, якщо користувачі позбавлені прав на внесення будь-яких змін в документ, то вони можуть скористатися можливістю його анотування. У більшості EDMS-систем анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибута для анотації. p align="justify"> Перевагою EDMS-систем вважається реалізована в них можливість автоматичного відстеження версій документів (користувачі завжди можуть визначити, яка саме версія документа вважається найбільш актуальною по порядку або часу їх створення).
До складу більшості EDMS-систем входять утиліти для перегляду документів, які розуміють багато десятків форматів файлів.
Клієнтами більшості EDMS-систем можуть бути ПК з операційними Windows, Unix і Mac OS. Крім того, вони дозволяють працювати з документами через стандартні Web-браузери. br/>
. Проблеми вибору і впровадження
Поступово компанії приходять до необхідності вибору системи документообігу. І ось саме на цьому етапі потрібно ретельно підійти до питання вибору. На сьогоднішній день існує безліч EDMS-систем, найбільш поширені з яких представлені в Додатку 1. Швидше за все, потрібно зупиняти свій вибір на системах, які більшою мірою відповідають вітчизняної бізнес-практиці. Другий важливий момент - можливість розвитку системи через її масштабованість і підтримку з боку розробника. p align="justify"> Більшості вітчизняних підприємств вперше доведеться впроваджувати корпоративну EDMS-систему, що буде пов'язане з потужним опором наших людей. Пояснення досить тривіально. Наші люди не хочуть розвиватися, переучуватися, змінювати свій стиль роботи і ментальність. Крім того, вони боятися бути викритими в ліні і некомпетентності. Адже правильно оформлений документ практично неможливо приховати або притримати для виконання. "Нерозібрані" електронні документи завжди будуть перед очима вищого начальника, який спостерігає за діями співробітників на відстані навіть не виходячи з...
