керівника, наприклад подбати про квіти для спеціальних випадків, про вітальних листівках і т.д.
Для того щоб взаємини керівник - секретар успішно складалися, слід координувати спільну роботу, встановлювати регламент роботи.
Хороший секретар повинен тактовно виявляти увагу до керівника і поважну турботу про нього. Секретар зобов'язаний бути лояльним до недоліків керівника і по можливості компенсувати їх своєю роботою.
Одне з основних завдань секретаря - вміння бути посередником між керівником і співробітниками. Він повинен докласти максимум зусиль для створення сприятливих ділових відносин керівника з іншими співробітниками. Знаючи режим роботи і характер керівника, секретар може надати допомогу співробітникам в організації прийому їх керівником, допомогти скласти той чи інший документ, задовольнити особисте прохання і т.д.
У практиці роботи секретаря нерідкі випадки, коли секретарю доводиться згладжувати конфлікти, що виникають між керівниками та співробітниками. Тут багато що залежить від гнучкості поведінки секретаря в складних ситуаціях, вміння володіти своїми емоціями.
Секретарю часом доводиться виступати від імені керівника. Дуже важливо вміти ввічливо і чітко дати потрібні вказівки, контролювати їх виконання. При цьому неприпустимі фамільярне відносини з співробітниками, прояв зарозумілості, бюрократизму або байдужості.
Секретарю важливо встановити хороші ділові контакти з секретарями різних підрозділів своєї організації, а також вищестоящих і підвідомчих організацій.
5. Основні етичні вимоги до веденню телефонних переговорів
Значний час протягом робочого дня у секретаря займають телефонні переговори. Завдяки телефону підвищується оперативність прийняття рішень, відпадає необхідність у листуванні, в поїздці до іншу організацію і т.д. В обов'язок секретаря входить прийом телефонних викликів, відповідь абонентам, фільтрація викликів і з'єднання при необхідності керівника з абонентом. Завдання секретаря - звільнити керівника від викликів, за якими може прийняти рішення відповідальний співробітник організації.
Якщо говорити про етику телефонного спілкування, то необхідно дотримуватися наступного:
говорити тільки по суті, про найголовніше, без зайвих подробиць, коротко;
бути ввічливим: доброзичливий тон, вживання ввічливих форм спілкування, чітка дикція;
бути витриманим: вести розмову терпляче, без емоцій, спокійно;
не можна передавати по телефону інформацію, що має конфіденційний характер;
неприпустимо займати службовий телефон розмовами з особистих питань, особливо в присутності відвідувачів.
Дзвонити по домашньому телефону співробітника по службових питань можна тільки в разі гострої необхідності.
Основні правила ведення телефонних переговорів, коли дзвонять секретарю, можна звести до наступного. Негайно зняти трубку, назвати організацію, представитися, витримати ...
