ередбачених заздалегідь справ, якщо такі з'являться протягом року. p align="justify"> У другу графу вносяться назви заголовків справ. Протягом року під однією назвою, залежно від кількості документів, може бути сформована справа в декількох томах. Для їх обліку наприкінці року заповнюється третя графа. У четвертій графі вказується термін зберігання справи з посиланням на номер статті переліку документальних матеріалів (типового або відомчого), відповідно до якого термін встановлено. Якщо справа формується з документів, строки зберігання яких не передбачені переліками, строки їх зберігання узгоджуються з архівом і експертною комісією (ЕК) установи. p align="justify"> П'ята графа заповнюється протягом року в тому випадку, якщо треба зробити відмітки про знищення справ, про передачу справ в архів, незавершені справи; справах, що переходять на наступний рік, і т.п.
Офісні системи також повинні забезпечувати ефективне виконання таких функцій:
введення, підготовка та редагування документів;
реєстрація документів;
спільна робота над документами;
контроль виконання документів;
створення баз даних (зберігання документів);
прийом і пересилання документів;
систематизація документів, формування справ;
підготовка до зберігання і архівне зберігання справ.
Глава 2 Характеристика нормативно-правової та методичної бази сучасного діловодства
.1 Роль і значення сучасної законодавчої та нормативно-правової бази для забезпечення процесів ДОП
Організація роботи з документами зачіпається в багатьох нормативних правових та методичних документах. Тому в кожній організації в службі ДОУ повинна бути нормативна правова, методична і довідкова інформація, що відноситься до роботи з документами. p align="justify"> Роль і значення нормативно - правової бази значно збільшилася протягом останніх років. Ділове документную спілкування на всіх рівнях стало здійснюватися за єдиними загальноприйнятим правилам. Робота з документами, незалежно від організаційно-правової форми, будується на основі законодавчих та нормативно-методичних актів, що стосуються питань документування та роботи організацій. p align="justify"> В даний час в Російській Федерації діє ряд загальнодержавних нормативно-правових актів, що регламентують загальні правила підготовки, оформлення та організації роботи з документами. Нормативно-методичні документи з документаційного забезпечення управління розробляються різними органами державної влади та управління відповідно до їх компетенції. p align="justify"> Перший, основоположний закон нашої країни, - це Конституція Російської Федерації. З точки зору документознавства її значення полягає в тому, що Конституція РФ встановлює субординацію нормати...
