іальний журнал «передача зміни», в якому вказується вся необхідна інформація по конкретних гостям, деякі нюанси і деталі минулої доби, яка повинні бути враховані в майбутньому. Читання даної книги - це одне з перших справ, чим займається адміністратор по приходу на роботу.
Ближче до 12 години складається список виселятися гостей, і після адміністратор обдзвонює номера з метою уточнення часу виїзду. За правилами готелю в разі пізнього виїзду з 14-00 до 18-00 гість повинен оплатити половину вартості номера за добу. Виняток становлять VIP-гості. Якщо ж виїзд відбувається після 18-00, то оплачується ціна номера за ще одну добу.
Більшість виїздів здійснюється до 12-00. При цьому гість оплачує рахунок за послуги, якими він користувався в період проживання, якщо вони ще не були оплачені. Оформляється повернення депозиту, якщо такий був.
Заїзд більшості гостей відбувається в період з 14-00 до 16-00. Насамперед кожному гостю при заселенні в готель дарується гаряче печиво, яке є символом готелю DoubleTree. Реєстрація гостя відбувається поетапно. Для початку адміністратор знаходить бронювання гостя і виставляє рахунок за номер. Оплата за проживання відбувається при заселенні. За правилами готелю при заселенні в номер необхідно взяти депозит - 1000 руб., Який повертається при виїзді. Якщо гість відмовляється давати гроші, то необхідно взяти номер його кредитної карти. Він служить гарантією, що рахунки за додаткові послуги будуть оплачені. Якщо ж номер карти вже є в системі (його взяли при бронюванні), то депозит брати не потрібно. Однак, слід попросити карту для підтвердження її даних. У момент реєстрації на кожного гостя друкується реєстраційна карта з ПІБ, даними про період перебування, номером кімнати в готелі. До нього прикріплюється копія паспорта. У разі якщо гість іноземний робиться також і копія візи (виходячи з цих даних оформляється імміграційна картка). Дану карту гість повинен підписати. В період його проживання вона зберігається на ресепшн і до неї прикріплюються всі рахунки з міні бару, пральні або ресторану. Після виїзду всі карти відправляються в архів, де їм належить зберігатися 3 роки.
Далі гостю робиться ключ. Необхідно знати правила видачі ключів. Якщо ключ був загублений і гість підходить на ресепшн і просить зробити йому новий, необхідно упевнитися, що він дійсно проживає у готелі. Портьє запитує його номер кімнати, уточнює прізвище і що-небудь ще з даних внесених про гостя, наприклад дата народження. Якщо є можливість, то слід попросити паспорт для підтвердження особи гостя.
На ресепшн також постійно знаходиться так званий «майстер ключ». Ведеться спеціальний журнал, в якому зберігаються записи про те хто і коли брав даний ключ. Це є одним з основних правил безпеки, оскільки якщо ключ буде загублений, доведеться пройтися по всіх номерах з новим ключем і скасувати попередній, що надає великі проблеми для готелю та незручність для гостей.
Протягом усього робочого дня адміністратор служби прийому та розміщення відповідає за замовлення таксі для гостей. Заявки фіксуються в спеціальний журнал.
Оформлення імміграційних карток повинно проводитися протягом доби з моменту заїзду гостя. Найчастіше це відбувається в той же день, за винятком вихідних. Дані вводяться в систему, і щовечора нічний аудитор переправляє їх в УФМС. При...
